ฟรีแลนซ์หลายคนยังส่งเอกสารเป็นไฟล์ PDF แนบอีเมล ลูกค้าต้องดาวน์โหลด เปิดแอปธนาคารแยก แล้วโอนเอง ไม่มีใครรู้ว่าลูกค้าเปิดดูหรือยัง หรือจ่ายไปหรือยัง MANA มีลิงก์เอกสารสาธารณะที่แก้ปัญหานี้ ลูกค้าคลิกลิงก์เดียว เห็นเอกสารพร้อม PromptPay QR ในหน้าเดียว จ่ายได้ทันทีโดยไม่ต้องสมัครสมาชิกอะไรเลย
ลิงก์เอกสารสาธารณะคืออะไร
ทุกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จใน MANA มีลิงก์สาธารณะของตัวเอง เปิดได้จากเบราว์เซอร์ทั่วไป ไม่ต้องล็อกอิน หน้าที่ลูกค้าเห็นเป็นแบบ private, no-store, noindex คือไม่ถูกเก็บแคช ไม่ถูกจัดทำดัชนีค้นหา และมีการจำกัดอัตราการเข้าถึงเพื่อกันการสุ่มเดา URL
ขั้นตอนสร้างและส่งลิงก์
- เปิดเอกสารที่ต้องการส่งจากหน้า Documents
- เลือกส่งลิงก์จากเมนูจัดการเอกสาร ระบบจะสร้าง URL สาธารณะให้อัตโนมัติ
- คัดลอกลิงก์ไปแปะในแชทหรืออีเมลถึงลูกค้า หรือส่งตรงจากในระบบก็ได้
- ถ้าเอกสารมีการตั้งค่า PromptPay ไว้แล้ว ลูกค้าจะเห็น QR code พร้อมจ่ายอยู่ในหน้าเดียวกับเอกสาร ไม่ต้องขอเลขบัญชีแยกต่างหาก
ลูกค้าเห็นอะไรบ้าง
ลูกค้าเปิดลิงก์แล้วเห็นเอกสารฉบับเต็มพร้อมยอดเงิน รายละเอียดงาน และ QR สำหรับจ่าย ไม่ต้องสมัครบัญชี ไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่ม ใช้ได้ทั้งจากมือถือและคอมพิวเตอร์
พฤติกรรมของลิงก์ต่างกันตามประเภทเอกสาร
- ใบเสนอราคา ลิงก์ใช้งานได้จนถึงวันหมดอายุที่ตั้งไว้ (validUntilDate) หลังจากนั้นลูกค้าจะเปิดดูไม่ได้อีก เหมาะกับการบีบให้ลูกค้าตัดสินใจในกรอบเวลาที่กำหนด
- ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ ลิงก์เปิดใช้งานต่อเนื่องจนกว่าเจ้าของเอกสารจะเพิกถอนหรือสร้างลิงก์ใหม่แทนที่จากเมนูจัดการเอกสารเอง
ติดตามสถานะฝั่งคุณ
เมื่อลูกค้าจ่ายผ่าน QR ที่ผูกกับเอกสาร คุณกระทบยอดกับรายการธนาคารที่นำเข้ามาใน MANA ได้ทันทีโดยไม่ต้องเช็กสลิปทีละใบเอง ทำให้รู้ตัวเร็วว่าใบไหนจ่ายแล้ว ใบไหนยังค้าง โดยไม่ต้องถามลูกค้าซ้ำ ๆ
ข้อควรระวัง
- ถ้าเอกสารเป็นสถานะร่างหรือถูกลบ จะไม่ปรากฏอยู่ในลิงก์สาธารณะ ป้องกันการส่งเอกสารที่ยังไม่พร้อม
- เพิกถอนหรือหมุนลิงก์ใหม่ทันทีถ้าส่งผิดคน หรือสงสัยว่าลิงก์หลุดไปที่อื่น ลิงก์เดิมจะใช้งานไม่ได้ทันที
- ลิงก์ใบเสนอราคาที่หมดอายุแล้วจะไม่แสดงผลอีก ถ้าลูกค้าต้องการดูใหม่ ต้องสร้างใบเสนอราคาหรือขยายวันหมดอายุ
วิธีนี้ตัดขั้นตอนแนบไฟล์ ดาวน์โหลด และเปิดแอปธนาคารแยกออกไปทั้งหมด เหลือแค่ลิงก์เดียวที่ลูกค้าคลิกแล้วจ่ายจบในหน้าเดียว