งาน retainer คือรายได้ที่ดีที่สุดของฟรีแลนซ์ และเป็นงานเอกสารที่น่าเบื่อที่สุด ทุกวันที่ 1 คุณเปิดใบแจ้งหนี้เดือนก่อน คัดลอก แก้เดือน แก้เลขที่ แล้วส่ง เดือนที่งานยุ่งคุณลืม เดือนที่ลืม เงินเข้าช้าไปสองสัปดาห์
นี่คือวิธีตั้งให้มันเกิดขึ้นเองใน MANA
ก่อนเริ่ม เตรียมสามอย่าง
1. โปรไฟล์ผู้ออกเอกสาร ตั้งค่าให้ครบก่อนออกเอกสารใบแรก — ชื่อและที่อยู่ที่ใช้จริง เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สถานะจดทะเบียน VAT และ PromptPay ที่ให้ลูกค้าโอน ถ้ายังไม่จด VAT อย่าเปิดสถานะนั้นไว้ เพราะเอกสารจะออกมาผิดประเภท
2. ผู้ติดต่อฝั่งลูกค้า ใส่ชื่อบริษัทตามหนังสือรับรอง เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่สำหรับออกเอกสาร และอีเมลของฝ่ายบัญชี ไม่ใช่อีเมลของคนที่คุยงานกับคุณ นี่คือจุดที่ใบแจ้งหนี้หายบ่อยที่สุด — ส่งไปหาคนที่ไม่มีหน้าที่จ่ายเงิน
3. ข้อตกลงที่ชัดเจน ก่อนตั้งระบบอัตโนมัติ ต้องรู้ว่ารอบบิลคือวันไหน เครดิตเทอมกี่วัน ขอบเขตงานต่อเดือนคืออะไร และงานนอกขอบเขตคิดเพิ่มยังไง ระบบอัตโนมัติจะขยายข้อตกลงที่คลุมเครือให้กลายเป็นปัญหารายเดือน
ขั้นตอนตั้งค่า
1. สร้างใบแจ้งหนี้ต้นแบบหนึ่งใบให้ดีที่สุด
เปิดเอกสารใหม่ เลือกประเภทใบแจ้งหนี้ ผูกกับผู้ติดต่อและโปรเจกต์ของลูกค้ารายนั้น แล้วใส่รายการให้ละเอียดกว่าที่คิดว่าจำเป็น
แทนที่จะเขียนว่า “ค่าบริการรายเดือน 30,000 บาท” ให้เขียนว่า “ค่าบริการดูแลระบบและออกแบบประจำเดือน ตามข้อตกลงลงวันที่ 1 มีนาคม 2569 ครอบคลุมงานไม่เกิน 20 ชั่วโมง”
เหตุผลไม่ใช่ความสวยงาม แต่คือตอนที่ฝ่ายบัญชีของลูกค้าเปลี่ยนคน คนใหม่จะอ่านเอกสารแล้วเข้าใจได้ทันทีว่าจ่ายค่าอะไร
2. ตั้งภาษีให้ถูกตั้งแต่ต้นแบบ
ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายในเอกสาร ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคลและงานของคุณเป็นค่าบริการ โดยทั่วไปคือ 3% และถ้าคุณจด VAT ให้เพิ่ม 7% ลำดับการคิดสำคัญมาก — VAT บวกจากค่าบริการ ส่วนหัก ณ ที่จ่ายคิดจากค่าบริการก่อน VAT ไม่ใช่จากยอดรวม
ตัวอย่างค่าบริการ 30,000 บาท จด VAT ลูกค้าเป็นบริษัท
- ค่าบริการ 30,000
- VAT 7% เท่ากับ 2,100 รวมเป็น 32,100
- หัก ณ ที่จ่าย 3% จาก 30,000 เท่ากับ 900
- ลูกค้าโอนจริง 31,200 และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ 900 บาท
ตั้งครั้งเดียวในต้นแบบ แล้วทุกเดือนจะคำนวณเหมือนกันโดยไม่ต้องคิดใหม่
3. เปิดการสร้างเอกสารซ้ำ
กำหนดรอบเป็นรายเดือนและเลือกวันที่ให้สร้างเอกสาร ข้อแนะนำคือ ตั้งให้สร้างก่อนวันที่ต้องส่งจริงหนึ่งถึงสองวัน เพื่อให้คุณมีเวลารีวิว ไม่ใช่ให้ระบบส่งออกไปทันที
เหตุผลคือ retainer แทบทุกเดือนมีของแถม — งานนอกขอบเขต ค่าไลเซนส์ที่ออกให้ก่อน หรือเดือนที่หยุดยาว การมีร่างรอไว้ให้ตรวจดีกว่าเอกสารที่ส่งไปแล้วและต้องออกใบลดหนี้ตาม
4. ตรวจว่าเดดไลน์โผล่ในปฏิทิน
เปิดปฏิทินแล้วเปิดชั้นเดดไลน์เอกสาร คุณจะเห็นวันครบกำหนดชำระของใบแจ้งหนี้และวันที่เอกสารซ้ำจะถูกสร้าง วางอยู่กับงานและไมล์สโตนในหน้าจอเดียว
นี่คือขั้นตอนที่คนข้าม และเป็นขั้นตอนที่ทำให้ระบบทำงานจริง เพราะการเห็นวันครบกำหนดล่วงหน้าคือสิ่งที่ทำให้คุณทักลูกค้าก่อนที่จะเลยกำหนด ไม่ใช่หลังจากนั้น
5. รอบเดือนแรก ให้ตรวจมือ
เดือนแรกหลังตั้งระบบ ให้เปิดร่างที่สร้างขึ้นมาแล้วไล่ดูทีละบรรทัด — เลขที่เอกสารต่อเนื่องไหม รอบเดือนถูกไหม ยอดถูกไหม อีเมลผู้รับถูกไหม ใช้เวลาสองนาที และเป็นสองนาทีที่คุ้มที่สุดของทั้งกระบวนการ
หลังส่งแล้ว จบวงจรให้ครบ
- บันทึกการรับชำระ เมื่อเงินเข้า อัปเดตสถานะเอกสาร อย่าปล่อยให้ใบแจ้งหนี้ที่จ่ายแล้วค้างอยู่ในรายการค้างชำระ เพราะรายการค้างชำระที่ไม่จริงจะทำให้คุณเลิกดูมันทั้งหมด
- ออกใบเสร็จ ลูกค้าองค์กรต้องใช้ปิดรอบ และคุณต้องใช้ตอนสรุปรายได้ปลายปี
- เก็บหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ใส่เลขที่ไว้ในเอกสารและแนบไฟล์เก็บไว้ 900 บาทต่อเดือนคือ 10,800 บาทต่อปีที่คุณเอาไปหักกลบภาษีหรือขอคืนได้ ถ้าเอกสารครบ
สิ่งที่ระบบอัตโนมัติไม่ได้แก้ให้
การตั้งเอกสารอัตโนมัติแก้เรื่องการพิมพ์ซ้ำ ไม่ได้แก้เรื่องลูกค้าจ่ายช้า ถ้าลูกค้ารายเดิมเลยกำหนดทุกเดือน ปัญหาคือเงื่อนไขการชำระเงินหรือกระบวนการภายในของเขา ไม่ใช่เครื่องมือของคุณ
และมันก็ไม่ได้แก้เรื่องขอบเขตงานบานปลาย ถ้าเดือนไหนคุณทำเกินไป 40% แต่ยังส่งบิลยอดเดิม ระบบอัตโนมัติเพิ่งช่วยให้คุณขาดทุนได้อย่างตรงเวลาและสม่ำเสมอ
ใช้เวลาที่ประหยัดได้ไปกับการดูว่ายอดในบิลยังตรงกับงานจริงหรือเปล่า นั่นคือส่วนที่เครื่องมือทำแทนไม่ได้