งานที่ใหญ่กว่าสองสัปดาห์ไม่ควรเก็บเงินก้อนเดียวตอนจบ เพราะคุณกำลังออกเงินค่าแรงตัวเองล่วงหน้าให้ลูกค้าฟรี ๆ วิธีแก้คือมัดจำกับแบ่งงวดจ่าย แต่ที่คนส่วนใหญ่เลิกทำเพราะรู้สึกว่าเอกสารยุ่ง บทความนี้ไล่ให้ดูทีละขั้นว่าใน MANA ทำยังไงให้จบ
ขั้นที่ 1 ตกลงงวดจ่ายตั้งแต่ในใบเสนอราคา
งวดจ่ายต้องอยู่ในใบเสนอราคา ไม่ใช่ไปโผล่ตอนส่งใบแจ้งหนี้ใบแรก เพราะลูกค้าที่เพิ่งรู้ตอนนั้นจะรู้สึกว่าโดนเปลี่ยนเงื่อนไข
รูปแบบที่ใช้ได้จริงกับงานฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่
- 50 / 50 — มัดจำครึ่งหนึ่งก่อนเริ่ม ที่เหลือตอนส่งมอบ เหมาะกับงานสั้น 2–6 สัปดาห์
- 30 / 40 / 30 — เริ่มงาน / ผ่านครึ่งทาง / ส่งมอบ เหมาะกับงานยาวหลายเดือน
- มัดจำคงที่ + ตามงวดงาน — เช่น มัดจำ 20,000 บาท แล้วที่เหลือแบ่งตามหมุดหมายที่ตกลงกัน
ในใบเสนอราคาของ MANA ให้เขียนงวดจ่ายเป็นบรรทัดเงื่อนไขให้ชัด ระบุทั้งเปอร์เซ็นต์ จำนวนเงิน และ เหตุการณ์ที่ทำให้งวดนั้นถึงกำหนด จุดสุดท้ายสำคัญที่สุด อย่าเขียนว่า "งวดสอง 15 กันยายน" แต่เขียนว่า "งวดสอง เมื่อส่งมอบดีไซน์ที่อนุมัติแล้ว" เพราะถ้าลูกค้าตอบช้าเอง คุณจะไม่กลายเป็นฝ่ายที่ต้องรอฟรี
อีกบรรทัดที่ควรมี คือ งานเริ่มเมื่อได้รับมัดจำ ประโยคเดียวนี้ช่วยได้มากเวลาลูกค้าเร่งให้เริ่มก่อนแล้วค่อยจ่าย
ขั้นที่ 2 แปลงเป็นใบแจ้งหนี้มัดจำ
พอลูกค้าอนุมัติใบเสนอราคา ให้แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ใบแรกได้เลย ไม่ต้องพิมพ์รายการใหม่ ข้อมูลลูกค้า รายการงาน และเงื่อนไขตามมาให้อัตโนมัติ
สิ่งที่ต้องแก้ในใบแจ้งหนี้มัดจำ
- ยอดเงิน ให้เป็นเฉพาะงวดนี้ ไม่ใช่ยอดเต็มสัญญา
- บรรทัดอธิบาย เขียนให้ชัดว่า "มัดจำงวดที่ 1 จาก 3 (30%) ของงานออกแบบเว็บไซต์ — ยอดสัญญารวม 150,000 บาท" ฝ่ายบัญชีของลูกค้าจะไม่โทรกลับมาถาม และตัวคุณเองย้อนมาดูทีหลังก็เข้าใจทันที
- กำหนดชำระ สำหรับมัดจำใช้ 7 วันก็พอ ไม่ต้อง 30 วัน เพราะงานยังไม่เริ่ม
- QR พร้อมเพย์ เปิดไว้ ลูกค้าสแกนจ่ายจากมือถือได้เลย ลดรอบการส่งเลขบัญชีไปมา
จากนั้นส่งเป็นลิงก์เอกสารสาธารณะ ลูกค้าเปิดดูและจ่ายได้โดยไม่ต้องสมัครสมาชิกอะไร
ขั้นที่ 3 เรื่องหักภาษี ณ ที่จ่าย ในงวดมัดจำ
จุดที่คนพลาดบ่อยที่สุด ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคล เขาต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าบริการ ทุกครั้งที่จ่าย ไม่ใช่หักครั้งเดียวตอนงวดสุดท้าย แปลว่ามัดจำ 45,000 บาท ที่ถูกหัก 3% คุณจะได้รับจริง 43,650 บาท และควรได้ใบ 50 ทวิ ของงวดนั้นมาด้วย
สิ่งที่ควรทำ
- ระบุยอดหัก ณ ที่จ่ายไว้ในใบแจ้งหนี้แต่ละงวดเลย ลูกค้าจะได้ไม่ต้องคำนวณเอง และคุณจะได้ไม่งงว่าทำไมเงินเข้าไม่ตรงยอด
- บันทึกใบ 50 ทวิ ของทุกงวดเก็บไว้ในเอกสารของลูกค้ารายนั้นทันทีที่ได้รับ ไม่ต้องรอสิ้นปี
- ถ้าลูกค้าเป็นบุคคลธรรมดา ไม่มีการหัก ณ ที่จ่าย ได้เต็มจำนวน
ถ้าคุณจด VAT แล้ว จำไว้ว่างานบริการมีจุดรับรู้ภาษีตอนได้รับชำระเงิน ดังนั้นมัดจำแต่ละงวดมีภาระ VAT ของมันเอง ไม่ใช่ยกไปรวมตอนจบ
ขั้นที่ 4 บันทึกรับเงินและออกใบเสร็จ
พอเงินเข้า ให้บันทึกการรับชำระผูกกับใบแจ้งหนี้ใบนั้น แล้วออกใบเสร็จรับเงินของงวดนั้น สองอย่างนี้ต้องทำคู่กันเสมอ ไม่ใช่ออกใบเสร็จรวมทีเดียวตอนจบงาน เพราะถ้าเกิดเรื่องระหว่างทาง คุณจะไม่มีหลักฐานว่าลูกค้าจ่ายอะไรไปแล้วบ้าง
พอผูกกับใบแจ้งหนี้เรียบร้อย ยอดจะไปโผล่ในรายรับของคุณอัตโนมัติ และสถานะใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็นชำระแล้ว ทำให้รายการค้างชำระที่เหลือคือรายการที่ค้างจริง
ขั้นที่ 5 ออกใบแจ้งหนี้งวดถัดไปตอนถึงหมุดหมาย
พอถึงงวดสอง อย่าเริ่มจากศูนย์ ให้ทำซ้ำจากใบแจ้งหนี้งวดแรก แล้วแก้สามจุด
- เปลี่ยนบรรทัดอธิบายเป็น "งวดที่ 2 จาก 3 (40%)"
- เปลี่ยนยอดเงินและยอดหัก ณ ที่จ่าย
- เพิ่มบรรทัดสรุปให้ลูกค้าเห็นภาพ เช่น "ชำระแล้ว 45,000 บาท / คงเหลือหลังงวดนี้ 45,000 บาท"
บรรทัดที่สามนี่แหละที่ทำให้ลูกค้าจ่ายเร็วขึ้น เพราะเขาเห็นว่าเหลือเท่าไรโดยไม่ต้องเปิดอีเมลเก่าย้อนหลัง
ขั้นที่ 6 เช็กที่โปรเจกต์ ไม่ใช่ที่หัวเอกสาร
ผูกใบแจ้งหนี้ทุกใบไว้กับโปรเจกต์เดียวกัน แล้วเปิดดูสรุปของโปรเจกต์นั้น คุณจะเห็นในบรรทัดเดียวว่ามูลค่าสัญญาเท่าไร เก็บไปแล้วเท่าไร เหลืออีกเท่าไร โดยไม่ต้องนั่งบวกเอง นี่คือจุดที่การแบ่งงวดจ่ายเริ่มคุ้มจริง ๆ เพราะการมีเอกสารหลายใบต่อหนึ่งงานจะกลายเป็นภาระทันทีถ้าไม่มีที่รวมยอด
เช็กลิสต์ก่อนเริ่มงานหน้า
- งวดจ่ายอยู่ในใบเสนอราคาแล้ว พร้อมเงื่อนไขที่ผูกกับเหตุการณ์ ไม่ใช่วันที่ลอย ๆ
- มีประโยคว่างานเริ่มเมื่อได้รับมัดจำ
- ใบแจ้งหนี้มัดจำกำหนดชำระ 7 วัน พร้อม QR พร้อมเพย์
- ระบุยอดหัก ณ ที่จ่ายในทุกงวด และเก็บใบ 50 ทวิ ทันทีที่ได้รับ
- ออกใบเสร็จของทุกงวด ไม่รวบตอนจบ
- ทุกใบผูกกับโปรเจกต์เดียวกัน
ทำครบหกข้อ งานถัดไปของคุณจะไม่มีคำถามว่า "ตกลงลูกค้าเจ้านี้จ่ายมาแล้วเท่าไรนะ" อีกเลย