ปัญหาคลาสสิกของฟรีแลนซ์ไม่ใช่รายได้น้อย แต่คือไม่รู้ว่าเงินที่เห็นในแอปธนาคารเป็นของเราจริงเท่าไร ในนั้นมีทั้งเงินภาษีที่ต้องจ่ายปีหน้า เงินที่ต้องจ่ายซับคอนแทรกต์ และเงินค่าเช่าที่จะตัดสัปดาห์หน้า บทความนี้เป็นขั้นตอนตั้งระบบใน MANA ให้จบภายในครึ่งชั่วโมง แล้วใช้เวลาดูแลสัปดาห์ละ 10 นาที
ขั้นที่ 1 สร้างกระเป๋าเงินให้ตรงกับความจริง
ไปที่หน้าการเงินแล้วสร้างกระเป๋าเงินตามบัญชีที่มีอยู่จริง อย่ารวบเป็นบัญชีเดียว ชุดมาตรฐานที่ใช้ได้กับเกือบทุกคนคือ
- บัญชีรับงาน ลูกค้าโอนเข้าที่นี่ที่เดียว
- บัญชีใช้จ่าย เงินเดือนตัวเองที่โอนจากบัญชีรับงานทุกวันที่ 1
- บัญชีภาษี เงินที่กันไว้ ห้ามแตะ
- เงินสด ถ้ายังมีรายจ่ายเงินสดจริง ๆ
ใส่ยอดตั้งต้นของแต่ละกระเป๋าให้ตรงกับยอดในแอปธนาคาร ณ วันที่เริ่ม ถ้าตัวเลขไม่ตรงตั้งแต่วันแรก ทุกอย่างที่ตามมาจะเชื่อไม่ได้
ขั้นที่ 2 บันทึกรายการเข้าออก
มีสองวิธี เลือกตามจริตตัวเอง
- บันทึกทีละรายการ เหมาะกับคนที่มีธุรกรรมไม่เกิน 30 รายการต่อเดือน ทำทันทีตอนจ่ายเงินหรือเงินเข้า ใช้เวลาไม่ถึงนาที
- นำเข้าจากไฟล์รายการเดินบัญชี เหมาะกับคนที่ปล่อยค้างมาทั้งเดือน นำเข้าครั้งเดียวแล้วมาไล่จัดหมวดทีหลัง
กฎเดียวที่ต้องยึด: ทุกรายการต้องมีหมวด อย่าปล่อยรายการไม่มีหมวดค้างไว้ เพราะกราฟและงบจะเพี้ยนทันที ถ้าไม่แน่ใจว่าอันไหนเป็นหมวดอะไร ให้ตั้งกฎง่าย ๆ ว่าอะไรที่ถ้าเลิกทำงานแล้วรายจ่ายนี้หายไป ถือเป็นรายจ่ายธุรกิจ
ขั้นที่ 3 จับคู่เงินเข้ากับใบแจ้งหนี้
นี่คือขั้นที่คนข้ามบ่อยที่สุด และเป็นขั้นที่ให้ผลมากที่สุด เมื่อมีเงินเข้าบัญชีรับงาน ให้เปิดรายการนั้นแล้วเลือกใบแจ้งหนี้ที่ตรงกัน
ทำแล้วได้สามอย่างในทีเดียว
- ใบแจ้งหนี้ถูกทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว ไม่ต้องมาสงสัยทีหลังว่าเก็บครบหรือยัง
- รายการค้างชำระที่เหลือคือของจริง ใช้เป็นลิสต์ทวงเงินได้เลย
- ถ้าลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ยอดที่เข้าจะไม่ตรงกับหน้าใบแจ้งหนี้ การจับคู่ทำให้เห็นทันทีว่ายังขาดใบ 50 ทวิ ของงานไหน
ถ้าลูกค้าโอนรวมหลายใบมาเป็นก้อนเดียว ให้แยกรายการตามใบแจ้งหนี้ อย่ายัดเป็นรายการเดียว
ขั้นที่ 4 ตั้งงบรายเดือนต่อหมวด
ที่หน้างบประมาณ ให้ตั้งวงเงินของแต่ละหมวดค่าใช้จ่าย ระบบจะเทียบยอดที่ใช้จริงในเดือนนั้นกับวงเงินที่ตั้งไว้ให้เห็นเป็นกราฟ
ตัวอย่างโครงที่ใช้ได้จริงสำหรับคนมีรายได้เฉลี่ยเดือนละ 80,000 บาท
- ซอฟต์แวร์และเครื่องมือ 4,000
- เดินทางและพบลูกค้า 3,000
- จ้างซับคอนแทรกต์ 10,000
- การตลาดและพอร์ต 2,000
- ค่าที่ทำงาน 6,000
- อบรมและหนังสือ 2,000
สองก้อนที่ต้องมีเสมอแม้จะไม่ใช่ค่าใช้จ่ายในความรู้สึก คือ เงินกันภาษี ตั้งไว้ 15–20% ของรายได้ที่รับจริงในเดือนนั้น และ เงินสำรอง อีก 10% ตั้งเป็นหมวดแล้วโอนออกไปกระเป๋าภาษีจริง ๆ ทุกครั้งที่มีเงินเข้า ไม่ใช่แค่ตั้งใจไว้
อย่าตั้งวงเงินจากความอยาก ให้เปิดตัวเลขจริงย้อนหลัง 3 เดือนแล้วตั้งใกล้เคียงของจริงก่อน ค่อยขยับลงเดือนถัดไป งบที่ตั้งเกินจริงตั้งแต่แรกจะถูกเมินภายในสองสัปดาห์
ขั้นที่ 5 รอบตรวจสัปดาห์ละ 10 นาที
ตั้งเวลาประจำ เช่น เช้าวันศุกร์ แล้วทำสี่อย่างนี้
- จัดหมวดรายการที่ยังค้าง ให้เหลือศูนย์
- เปิดรายการใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ใบไหนเลยกำหนดเกิน 7 วัน ส่งอีเมลทวงทันที
- ดูกราฟงบว่าหมวดไหนใกล้ชนเพดาน แล้วตัดสินใจตอนที่ยังแก้ทัน ไม่ใช่ตอนสิ้นเดือน
- เช็กว่ายอดในกระเป๋าตรงกับแอปธนาคารหรือไม่ ต่างเมื่อไหร่แปลว่ามีรายการตกหล่น
ขั้นที่ 6 ปิดเดือน 20 นาที
วันแรกของเดือนถัดไป ให้ทำสามอย่าง
- โอนเงินเดือนตัวเองจากบัญชีรับงานไปบัญชีใช้จ่าย จำนวนคงที่ทุกเดือน ไม่ใช่ตามอารมณ์รายได้
- โอนเงินภาษีที่กันไว้ไปบัญชีภาษี แล้วจดยอดสะสมไว้ จะได้รู้ล่วงหน้าว่าปีนี้พอไหม
- อ่านสรุปของเดือน แล้วตอบสามคำถาม เดือนนี้เก็บเงินได้จริงเท่าไร ค่าใช้จ่ายหมวดไหนโตผิดปกติ และเดือนหน้ามีเงินที่รู้แน่แล้วว่าจะเข้าเท่าไร
ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อย
- นับเงินที่ยังไม่ได้รับเป็นรายได้ ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วไม่ใช่เงินสด บุคคลธรรมดาเสียภาษีตอนได้รับเงินจริง และจ่ายค่าเช่าด้วยเงินจริงเหมือนกัน
- จ่ายค่าใช้จ่ายธุรกิจจากบัญชีส่วนตัว พอถึงสิ้นปีจะแยกไม่ออกว่ารายการไหนหักได้
- ตั้งงบครั้งเดียวแล้วไม่แตะอีกเลย รายได้ฟรีแลนซ์ไม่คงที่ ควรทบทวนวงเงินทุกไตรมาส
- กันภาษีตอนสิ้นปี เดือนมีนาคมเป็นเดือนที่แย่ที่สุดในการหาเงินก้อน
ระบบนี้ไม่ได้ทำให้รายได้เพิ่มขึ้นในเดือนหน้า แต่ทำให้คุณตอบคำถามสำคัญได้ภายในสิบวินาที ว่าตอนนี้เหลือเงินใช้ได้จริงเท่าไร และคำตอบนั้นเปลี่ยนการตัดสินใจเรื่องราคางาน เรื่องการรับงานด่วน และเรื่องการปฏิเสธลูกค้าที่จ่ายช้าได้ทั้งหมด