ทำไมฟรีแลนซ์ไทยแทบทุกคนใช้ PromptPay รับเงิน
ถ้าถามฟรีแลนซ์สิบคนว่ารับเงินค่างานทางไหน เกินครึ่งจะตอบเหมือนกันคือ PromptPay เหตุผลตรงไปตรงมา: ไม่มีค่าธรรมเนียม เงินเข้าทันทีแบบเรียลไทม์ ลูกค้าสแกนจ่ายจากแอปธนาคารไหนก็ได้โดยไม่ต้องรู้เลขบัญชีที่พิมพ์ผิดง่าย และฟรีแลนซ์เองก็ไม่ต้องเปิดบัญชีร้านค้าหรือสมัครระบบรับชำระเงินให้ยุ่งยาก แค่ผูกเบอร์โทรหรือเลขบัตรประชาชนกับบัญชีธนาคารที่มีอยู่แล้วก็ใช้ได้ทันที
ความสะดวกนี้แหละที่ทำให้ PromptPay กลายเป็นค่าเริ่มต้นโดยไม่มีใครตั้งใจออกแบบระบบไว้ก่อน ปัญหาจึงไม่ได้อยู่ที่ตัว PromptPay เอง แต่อยู่ที่ว่าฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่ใช้มันแบบเดียวกับตอนรับเงินจากเพื่อนคืนค่าอาหารเที่ยง คือสแกนแล้วจบ ไม่มีการเชื่อมกับใบเสนอราคา ไม่มีการบันทึกว่าเงินก้อนไหนตรงกับงานไหน พอผ่านไปครึ่งปีก็ไล่ย้อนไม่ถูกว่าเงินที่เข้ามาสามหมื่นบาทเมื่อเดือนก่อนคือค่าจ้างจากลูกค้ารายไหน
ปัญหาที่ไม่มีใครพูดถึงตอนแนะนำให้ใช้ PromptPay
เงินงานกับเงินส่วนตัวไหลรวมอยู่ในบัญชีเดียว
นี่คือปัญหาอันดับหนึ่งที่ตามมาทีหลัง ฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่ผูก PromptPay กับบัญชีออมทรัพย์ที่ใช้จ่ายในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว เพราะสะดวกและไม่ต้องเปิดบัญชีใหม่ ผลคือค่าจ้างจากลูกค้า เงินคืนจากเพื่อน ค่าขายของมือสอง และเงินโอนจากครอบครัว ไหลปนกันอยู่ใน statement เดียว พอถึงเวลาต้องสรุปรายได้เพื่อยื่นภาษี หรือแค่จะเช็กว่าลูกค้ารายไหนค้างจ่ายอยู่ ก็ต้องมานั่งไล่ statement ทีละบรรทัด เทียบยอดเงินกับความจำตัวเอง ซึ่งผิดพลาดง่ายมาก และเป็นงานที่ไม่มีใครอยากทำซ้ำทุกเดือน
เกณฑ์ที่ธนาคารต้องรายงานกรมสรรพากร
อีกเรื่องที่ฟรีแลนซ์ที่รับเงินถี่ควรรู้ไว้ล่วงหน้า คือกฎหมายที่บังคับให้สถาบันการเงินต้องส่งข้อมูลบัญชีให้กรมสรรพากรเมื่อเข้าเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้ นับแยกเป็นรายธนาคาร ไม่ได้รวมข้ามธนาคาร
- ฝากหรือรับโอนเงินตั้งแต่ 3,000 ครั้งขึ้นไปในหนึ่งปี ไม่ว่ายอดรวมจะเท่าไหร่
- ฝากหรือรับโอนเงินตั้งแต่ 400 ครั้งขึ้นไป และมียอดรวมตั้งแต่ 2,000,000 บาทขึ้นไปในหนึ่งปี
ฟรีแลนซ์ที่รับงานถี่ เช่น สอนออนไลน์เก็บเงินรายครั้ง หรือขายงานดีไซน์เป็นชิ้นเล็กจำนวนมาก อาจแตะเกณฑ์ 3,000 ครั้งได้ไม่ยาก เฉลี่ยวันละแปดครั้งก็ถึงแล้ว เรื่องนี้ไม่ใช่ภาษีใหม่และไม่ได้แปลว่าจะถูกตรวจสอบทันที ธนาคารแค่ส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรใช้ประกอบการพิจารณาเท่านั้น แต่ถ้ารายได้ที่แสดงในบัญชีไม่ตรงกับที่ยื่นภาษีไว้ นั่นคือจุดที่จะกลายเป็นปัญหา ดังนั้นยิ่งรับเงินผ่าน PromptPay ถี่เท่าไหร่ ยิ่งจำเป็นต้องมีระบบบันทึกรายได้ที่สอดคล้องกับยอดเงินจริง ไม่ใช่แค่เก็บไว้ในหัว
วางระบบ PromptPay รับเงินให้ฟรีแลนซ์ใช้ได้จริง
ไม่ต้องเลิกใช้ PromptPay ไม่ต้องเปลี่ยนไปใช้ระบบซับซ้อน แค่ตั้งนิสัยห้าข้อนี้ก็เพียงพอสำหรับฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่
- แยกบัญชีรับงานออกจากบัญชีใช้จ่ายส่วนตัว เปิดบัญชีออมทรัพย์เพิ่มอีกหนึ่งบัญชีไว้รับงานโดยเฉพาะ แล้วผูก PromptPay กับบัญชีนั้น เงินที่เข้ามาทั้งหมดจะเป็นรายได้จากงานล้วน ไม่ต้องมานั่งกรองว่าอันไหนคือค่าอาหารที่เพื่อนโอนคืน
- สร้าง QR ระบุจำนวนเงินต่อใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง แทนที่จะส่งเบอร์โทรหรือ QR เปล่าให้ลูกค้ากรอกจำนวนเอง ให้สร้าง QR ที่ล็อกยอดเงินตามใบแจ้งหนี้ วิธีนี้ป้องกันการโอนผิดจำนวนและทำให้ยอดเงินที่เข้าตรงกับเอกสารทันทีโดยไม่ต้องเดา
- บันทึกเลขที่ใบแจ้งหนี้คู่กับสลิปทุกครั้งที่เงินเข้า อย่าปล่อยให้สลิปอยู่แค่ในแอปธนาคาร ให้จับคู่กับใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จที่ออกให้ลูกค้าทันทีที่เห็นเงินเข้า จะเซฟรูปหรือโน้ตไว้ในระบบจัดการงานก็ได้ ขอแค่ทำทันทีไม่ผัดวัน เพราะยิ่งทิ้งไว้นานยิ่งจำไม่ได้ว่าอันไหนคืออันไหน
- กระทบยอดทุกสิ้นเดือน ดึง statement มาเทียบกับรายการใบแจ้งหนี้ที่ออกไปในเดือนนั้น เช็กว่าใบไหนได้รับเงินแล้ว ใบไหนยังค้าง วิธีนี้ทำให้เห็นลูกค้าที่จ่ายช้าได้เร็วกว่าการรอจนสิ้นปีมานั่งไล่ย้อน
- แยกผลต่างจากภาษีหัก ณ ที่จ่ายออกจากยอดที่เข้าจริง เพราะยอดเงินใน PromptPay มักไม่เท่ากับยอดในใบแจ้งหนี้ รายละเอียดอยู่ในหัวข้อถัดไป
PromptPay เทียบกับช่องทางรับเงินอื่นแบบตรงไปตรงมา
PromptPay ไม่ใช่ทางเลือกเดียว และก็ไม่ใช่ทางที่ดีที่สุดเสมอไป ขึ้นอยู่กับประเภทลูกค้า
เทียบกับการโอนเข้าบัญชีธนาคารตรง ๆ ผลลัพธ์แทบไม่ต่างกันสำหรับลูกค้าทั่วไป แต่ PromptPayได้เปรียบตรงที่ลูกค้าไม่ต้องรู้เลขบัญชี สแกนแล้วจบ ความเสี่ยงพิมพ์เลขบัญชีผิดหมดไป ส่วนลูกค้าองค์กรขนาดใหญ่บางรายกลับนิยมโอนผ่านระบบบัญชีธนาคารตรงมากกว่า เพราะฝ่ายบัญชีของเขาต้องผูกกับระบบอนุมัติจ่ายเงินภายใน ไม่ได้สแกน QR เอง
เทียบกับ payment link หรือรับชำระผ่านบัตรเครดิตอย่าง 2C2P หรือ Omise ช่องทางเหล่านี้มีค่าธรรมเนียมราว 2-3.5% ต่อรายการ ซึ่งแพงกว่า PromptPay ที่ไม่มีค่าธรรมเนียมเลย แต่ก็มีจุดแข็งที่ PromptPay ให้ไม่ได้ คือเหมาะกับลูกค้าต่างชาติที่ไม่มีบัญชีธนาคารไทย และลูกค้าองค์กรบางรายที่ต้องการจ่ายผ่านบัตรองค์กรเพื่อเคลียร์ในระบบเบิกจ่ายของเขาเอง ถ้าฐานลูกค้าเป็นองค์กรใหญ่หรือมีลูกค้าต่างประเทศบ้าง การมีช่องทางสำรองแบบนี้คุ้มค่าธรรมเนียมที่เสียไป
เทียบกับการรับเงินสด อันนี้แนะนำให้เลี่ยงสำหรับงานที่มีมูลค่า เพราะไม่มีหลักฐานการโอนที่ตรวจสอบย้อนหลังได้ ถ้าลูกค้าเกิดโต้แย้งว่าจ่ายแล้วหรือยัง จะไม่มีอะไรยืนยันนอกจากคำพูด
ยอดที่เห็นใน PromptPay ไม่ใช่ยอดเต็มเสมอไป
จุดที่ทำให้ฟรีแลนซ์มือใหม่งงบ่อยที่สุดคือ ทำไมยอดเงินที่เข้าบัญชีน้อยกว่าตัวเลขในใบแจ้งหนี้ คำตอบคือภาษีหัก ณ ที่จ่าย ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายก่อนโอนเงินให้ ส่วนใหญ่อยู่ที่ 3% ตามประเภทเงินได้ที่จ่าย เช่น ค่าจ้างทำของหรือค่าบริการ ผลคือถ้าออกใบแจ้งหนี้ 10,000 บาท เงินที่เข้าจริงอาจเหลือ 9,700 บาท และลูกค้าจะออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ต่างหาก
ถ้าไม่รู้เรื่องนี้ล่วงหน้า พอกระทบยอดแล้วเห็นเงินขาดไป 300 บาทจะเข้าใจผิดว่าลูกค้าโอนไม่ครบ ทางที่ดีคือบันทึกไว้ตั้งแต่ตอนออกใบแจ้งหนี้ว่าลูกค้ารายนี้หัก ณ ที่จ่ายหรือไม่ เก็บหนังสือรับรองทุกใบให้ครบ เพราะจะต้องใช้ตอนยื่นภาษีปลายปีเพื่อขอเครดิตภาษีคืน ไม่ใช่ปล่อยหายไปเฉย ๆ
เมื่อธุรกรรมเริ่มถี่ ควรคิดอะไรต่อ
ถ้าเริ่มรับเงินผ่าน PromptPay ถี่ขึ้นจนใกล้เกณฑ์ 3,000 ครั้งต่อปีต่อธนาคาร ไม่ต้องตื่นตระหนกถ้ารายได้ที่แสดงในบัญชีตรงกับที่ยื่นภาษีอยู่แล้ว เกณฑ์นี้มีไว้ให้ธนาคารส่งข้อมูลประกอบการพิจารณา ไม่ใช่ภาษีก้อนใหม่ สิ่งที่ควรทำคือทำให้ตัวเองอธิบายที่มาของเงินทุกก้อนได้ทันทีถ้าถูกถาม นั่นหมายถึงต้องมีใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรองรับทุกยอดเงินที่เข้า ซึ่งย้อนกลับไปที่ห้าข้อในหัวข้อวางระบบด้านบนนั่นเอง
สำหรับฟรีแลนซ์ที่ใช้ MANA อยู่แล้ว การผูกใบแจ้งหนี้แต่ละใบเข้ากับสถานะรับเงินทำได้ในระบบเดียว ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอปธนาคารกับสเปรดชีต ออกใบแจ้งหนี้ สร้าง QR ตามยอด บันทึกวันที่เงินเข้า และดูภาพรวมว่าลูกค้ารายไหนค้างจ่ายอยู่ได้ในหน้าเดียว