ทำไมต้องเทียบกับ Zoho Invoice
เวลาฟรีแลนซ์ไทยหาโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ Zoho Invoice มักโผล่ขึ้นมาเป็นตัวเลือกแรก ๆ เพราะเหตุผลที่ปฏิเสธไม่ได้ข้อเดียว คือมันฟรี และไม่ใช่ฟรีแบบทดลองใช้ 14 วัน
Zoho เคยขายเครื่องมือตัวนี้เป็นเวอร์ชันเสียเงินอยู่ 13 ปี ก่อนจะเอาป้ายราคาออกทั้งหมด สิ่งที่ได้คือเครื่องมือที่โตเต็มวัยแล้ว ไม่ใช่ของฟรีที่ทำมาลวก ๆ
Zoho Invoice ทำอะไรได้ดีจริง
พูดตรง ๆ ในหมวดออกใบแจ้งหนี้สากล Zoho Invoice แข็งแรงมาก
- ใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียวและแบบวนซ้ำอัตโนมัติ พร้อมเทมเพลตที่ปรับแต่งได้
- ระบบเตือนลูกค้าเรื่องยอดค้างชำระอัตโนมัติ
- จับเวลาทำงานและแปลงเป็นยอดเรียกเก็บได้
- บันทึกค่าใช้จ่ายและแปลงเป็นค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บจากลูกค้าได้
- พอร์ทัลลูกค้า ให้ลูกค้าเข้าไปดูเอกสาร อนุมัติใบเสนอราคา และชำระเงินได้เอง
- รองรับหลายสกุลเงิน และมีรายงานลูกหนี้ ยอดขาย และค่าใช้จ่าย
- เชื่อมกับ Zoho CRM และ Zoho Sign ได้
สำหรับฟรีแลนซ์ที่ลูกค้าเป็นต่างชาติทั้งหมด เก็บเงินเป็นดอลลาร์ และไม่ต้องยุ่งกับเอกสารภาษีไทยเลย นี่คือของฟรีที่หาอะไรมาเทียบได้ยาก
ข้อจำกัดที่ควรรู้ก่อนใช้
ของฟรีมีขอบเขต และ Zoho ระบุไว้ตรงไปตรงมา
- หน้าเว็บราคาปัจจุบันระบุว่าส่งใบแจ้งหนี้ได้ถึง 500 ฉบับต่อปี ขณะที่รีวิวเก่า ๆ ยังอ้างตัวเลข 1,000 ฉบับอยู่ Zoho เองบอกว่าโควตานี้มีการปรับทุกปี ตรวจสอบได้ที่เมนู Usage Stats ในบัญชีตัวเอง
- ผู้ใช้งานได้ 2 คน โปรเจกต์สำหรับจับเวลาได้ 3 โปรเจกต์ ลูกค้าได้ถึง 1,000 ราย และพื้นที่เก็บไฟล์ 1 GB
- มีข้อความ Powered by Zoho Invoice ติดอยู่บนเอกสาร
- ซัพพอร์ตทางอีเมลเท่านั้น ไม่มีโทรศัพท์หรือแชท
- ถ้าไม่ได้เข้าใช้งานเกิน 180 วัน ข้อมูลจะถูกลบในช่วงถัดมา
- เมื่อโตเกินโควตา ทางไปต่อคือย้ายไป Zoho Books ซึ่งเป็นแพ็กเกจเสียเงิน
ตัวเลขพวกนี้ปรับได้ตลอด ควรเช็กหน้าราคาปัจจุบันก่อนตัดสินใจ
จุดที่ต่างกันจริง ๆ คือคำว่า ไทย
Zoho ทำ e-invoicing แบบแยกรายประเทศ อินเดียเชื่อมกับระบบ IRP ในฐานะ GSP ซาอุดีอาระเบียส่งเข้าแพลตฟอร์ม Fatoora ของ ZATCA สเปนรองรับ VERI*FACTU แปลว่าเขาลงทุนกับประเทศที่บังคับใช้ e-invoicing แบบเข้มงวดก่อน
สำหรับประเทศไทย ยังไม่มีการเชื่อมต่อกับระบบ e-Tax Invoice ของกรมสรรพากรในลักษณะเดียวกัน และโมดูลภาษีหัก ณ ที่จ่ายของ Zoho เป็นแบบทั่วไป ใช้คำนวณและบันทึกยอดที่ถูกหักได้ แต่ไม่ได้ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายแบบ 50 ทวิ หรือไฟล์สำหรับ ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ให้
นี่คือช่องว่างที่ฟรีแลนซ์ไทยตกลงไปทุกปี ไม่ใช่ตอนออกใบแจ้งหนี้ แต่ตอนเดือนมีนาคม
MANA เข้ามาตรงไหน
MANA ไม่ได้พยายามเป็นโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ระดับโลก มันถูกออกแบบรอบงานเอกสารของฟรีแลนซ์ไทยโดยเฉพาะ
- ชุดเอกสารตามที่ลูกค้าไทยคาดหวังจริง คือใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี ต่อเนื่องกันโดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่
- คิดภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% ตรงในเอกสาร และติดตามได้ว่าใบ 50 ทวิ ของงานไหนยังไม่ได้รับ
- รองรับงาน VAT และ e-tax ตามบริบทไทย รวมถึงใบกำกับภาษี
- ใส่ QR พร้อมเพย์ในใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าจ่ายแล้วกระทบยอดได้ง่าย
- ผูกเอกสารกับโปรเจกต์และผู้ติดต่อ พร้อมภาพรวมการเงิน ไม่ใช่แค่กองเอกสารเรียงตามวันที่
- อินเทอร์เฟซภาษาไทย ที่ใช้คำเดียวกับที่ลูกค้าและสรรพากรใช้
ถ้าต้องเลือกวันนี้
เลือก Zoho Invoice ถ้า ลูกค้าเกือบทั้งหมดอยู่ต่างประเทศ เก็บเงินเป็นสกุลต่างประเทศ ไม่ได้จด VAT ไม่ต้องออกใบกำกับภาษี ออกเอกสารไม่มากต่อปี และงบเครื่องมือคือศูนย์
เลือก MANA ถ้า ลูกค้าไทยเป็นสัดส่วนหลัก มีการหัก ณ ที่จ่ายทุกงวด ต้องส่งเอกสารให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าตรวจ ต้องออกใบกำกับภาษี หรือคุณเบื่อการไล่ตามใบ 50 ทวิ ทุกต้นปี
ใช้ทั้งสองอย่างก็ได้ ฟรีแลนซ์หลายคนออกใบแจ้งหนี้ต่างประเทศด้วยเครื่องมือหนึ่ง และจัดการเอกสารไทยกับภาษีด้วยอีกเครื่องมือหนึ่ง ไม่ใช่เรื่องผิด ตราบใดที่รายได้ทั้งหมดถูกรวมกลับมาที่เดียวตอนสรุปปี
ความแตกต่างที่แท้จริงไม่ใช่ราคา แต่คือเอกสารที่คุณต้องส่งให้ใคร ถ้าปลายทางเป็นฝ่ายบัญชีของบริษัทไทยและกรมสรรพากร เครื่องมือที่เข้าใจเอกสารชุดนั้นตั้งแต่แรกจะประหยัดเวลาคุณมากกว่าส่วนต่างค่าบริการรายเดือนหลายเท่า