งานฟรีแลนซ์หนึ่งงานมีเอกสารอย่างน้อยสามใบเดินทางไปกับมัน: ใบเสนอราคาตอนคุยราคา ใบแจ้งหนี้ตอนเรียกเก็บ และใบเสร็จรับเงินตอนปิดจ๊อบ ถ้าสามใบนี้ไม่เชื่อมกัน คุณจะเสียเวลาพิมพ์ข้อมูลซ้ำสามรอบ และเสี่ยงตัวเลขไม่ตรงกันจนลูกค้าทัก บทช่วยสอนนี้พาเดินตั้งแต่ต้นจนจบใน MANA
ก่อนเริ่ม: เพิ่มลูกค้าเข้าระบบ
สร้างรายชื่อลูกค้า (Contact) ก่อนหนึ่งครั้ง ใส่ชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และที่อยู่สำหรับออกเอกสาร ข้อมูลชุดนี้จะถูกดึงไปใส่เอกสารทุกใบโดยอัตโนมัติ พิมพ์ครั้งเดียวใช้ได้ตลอด และถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคล เลขผู้เสียภาษีจำเป็นต้องมีบนเอกสารอยู่แล้ว เก็บให้ครบตั้งแต่ตอนนี้
ขั้นที่ 1: ออกใบเสนอราคา
- สร้างใบเสนอราคาใหม่ เลือกลูกค้าที่เพิ่มไว้
- ใส่รายการงานเป็นข้อ ๆ แยกราคาให้ชัด เช่น ค่าออกแบบ ค่าแก้ไขรอบพิเศษ อย่ารวบเป็นก้อนเดียว เพราะรายการที่ละเอียดช่วยลดการต่อรองแบบเหมารวม
- ตั้งค่า VAT ถ้าคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และเปิดหัก ณ ที่จ่ายถ้าลูกค้าเป็นบริษัท ระบบจะคำนวณยอดสุทธิที่จะได้รับจริงให้เห็นล่วงหน้า ไม่ต้องแปลกใจตอนเงินเข้า
- ใส่เงื่อนไขสำคัญ: ระยะเวลายืนราคา จำนวนรอบแก้ไข เงื่อนไขมัดจำ แล้วส่งให้ลูกค้า
ขั้นที่ 2: ลูกค้าตกลง แปลงเป็นใบแจ้งหนี้
พอลูกค้าคอนเฟิร์ม ไม่ต้องสร้างเอกสารใหม่จากศูนย์ แปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้ได้ทันที รายการ ราคา และข้อมูลลูกค้าตามมาครบ สิ่งที่ควรตรวจก่อนส่ง:
- วันครบกำหนดชำระ ตั้งให้ชัดทุกใบ เพราะเป็นตัวขับระบบติดตามหนี้ทั้งหมด
- ถ้ามีมัดจำ ออกใบแจ้งหนี้งวดแรกตามสัดส่วนที่ตกลง เช่น 50% ก่อนเริ่มงาน
ขั้นที่ 3: รับเงินด้วย PromptPay และตรวจสลิป
ใบแจ้งหนี้ของ MANA แนบ QR PromptPay ได้ ลูกค้าสแกนจ่ายได้ทันทีจากมือถือ ลดขั้นตอน "เดี๋ยวให้ฝ่ายบัญชีโอน" ไปได้หลายวัน
เมื่อลูกค้าส่งสลิปมา ระบบตรวจสอบสลิปกับธนาคารให้อัตโนมัติว่ายอดจริง โอนจริง ไม่ใช่สลิปตัดต่อ จุดนี้สำคัญขึ้นเรื่อย ๆ ในยุคที่สลิปปลอมระบาด พอยืนยันแล้ว บันทึกรับชำระเข้ากับใบแจ้งหนี้ใบนั้น สถานะจะเปลี่ยนเป็นชำระแล้ว และยอดวิ่งเข้าหน้าการเงินให้เอง
ขั้นที่ 4: ปิดจ๊อบด้วยใบเสร็จรับเงิน
ออกใบเสร็จรับเงินจากใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วได้ในคลิกเดียว เลขที่เอกสารรันต่อเนื่องให้อัตโนมัติ ลูกค้าบริษัทส่วนใหญ่ต้องใช้ใบเสร็จประกอบการเบิกจ่าย ส่งให้เร็วเท่าไร ภาพลักษณ์มืออาชีพยิ่งชัดเท่านั้น และถ้าลูกค้าต้องการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ MANA ส่งเอกสาร e-Tax ทางอีเมลได้
สิ่งที่ได้เมื่อทั้งสามใบเชื่อมกัน
- ตัวเลขตรงกันทุกใบโดยไม่ต้องตรวจทานมือ เพราะมาจากแหล่งเดียว
- เห็นสถานะทั้งเส้นทาง: เสนอไปเท่าไร รอเก็บเท่าไร เก็บแล้วเท่าไร
- ยอดหัก ณ ที่จ่ายถูกบันทึกไว้กับเอกสาร สิ้นปีมีข้อมูลพร้อมยื่นภาษีโดยไม่ต้องขุดแชต
- ประวัติเอกสารของลูกค้าแต่ละรายย้อนดูได้หมด งานหน้าเสนอราคาได้แม่นขึ้น
ทั้งหมดนี้อยู่ในแพ็กเกจฟรีของ MANA เริ่มจากงานถัดไปของคุณได้เลยที่ heymana.app