ก่อนเริ่ม เช็กสองข้อนี้ก่อน
ข้อแรก ใบกำกับภาษีออกได้เฉพาะผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้น ถ้ายังไม่ได้จด VAT สิ่งที่คุณออกให้ลูกค้าคือใบเสร็จรับเงินหรือใบรับ ไม่ใช่ใบกำกับภาษี การออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิมีโทษ อย่าลัดขั้นตอนนี้
ข้อสอง ระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากรครอบคลุมทั้งใบกำกับภาษีและใบรับ ผู้ที่มีหน้าที่ออกใบรับก็เข้าระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้เช่นกัน
ขั้นที่ 1 เลือกระบบให้ถูกตั้งแต่แรก
มีสองทางที่ต่างกันมาก
e-Tax Invoice by Email เหมาะกับฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่
- สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี
- ไม่ต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ต้องซื้อ Digital Signature
- ใช้ไฟล์ PDF/A-3 ไม่ต้องทำ XML
- สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA เป็นผู้ประทับรับรองเวลาให้
- ใช้บริการฟรี
- สมัครด้วยแบบ ก.อ.01 ผ่านระบบลงทะเบียนของกรมสรรพากรที่ interapp3.rd.go.th
- เงื่อนไขเพิ่มเติมคือต้องไม่เป็นผู้ที่ได้รับอนุมัติ หรืออยู่ระหว่างพิจารณาอนุมัติให้ทำ e-Tax Invoice & e-Receipt อยู่แล้ว
e-Tax Invoice & e-Receipt เหมาะกับกิจการที่โตแล้ว
- จำเป็นถ้ารายได้เกิน 30 ล้านบาทต่อปี
- ต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการ CA ที่ได้รับการรับรอง
- ยื่นคำขอด้วยแบบ บ.อ.01 และยืนยันตัวตนผ่านโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer
- ต้องจัดทำข้อมูลเป็นไฟล์ XML ตามมาตรฐานเพื่อนำส่งกรมสรรพากร
- นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป เช่น อัปโหลดไฟล์ XML ผ่าน etax.rd.go.th
ถ้าคุณเป็นฟรีแลนซ์คนเดียวที่เพิ่งจด VAT เริ่มที่ by Email ก่อน ย้ายทีหลังได้เมื่อจำเป็น
ขั้นที่ 2 ลงทะเบียน ก.อ.01
- เข้าระบบลงทะเบียนที่ interapp3.rd.go.th แล้วเลือกยื่นแบบ ก.อ.01
- กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ข้อมูลกิจการ และที่สำคัญที่สุดคืออีเมลที่จะใช้ส่งใบกำกับภาษี
- ใช้อีเมลที่คุณควบคุมได้จริงและจะไม่เปลี่ยนในเร็ว ๆ นี้ เพราะระบบจะไม่ประทับรับรองเวลาให้กับเอกสารที่ส่งมาจากอีเมลที่ไม่ผ่านการตรวจสอบ
- รอผลอนุมัติและรับรหัสผ่านสำหรับเข้าระบบ
ในหน้าระบบเดียวกันนี้มีเมนูสำหรับกรณีลืมรหัสผ่าน และสำหรับขอยกเลิกสิทธิการจัดทำใบกำกับภาษีด้วยวิธีประทับรับรองเวลา เก็บลิงก์ไว้ให้ดี
ขั้นที่ 3 เตรียมไฟล์ให้ถูกสเปก
นี่คือจุดที่คนพลาดบ่อยที่สุด
- หนึ่งฉบับต่อหนึ่งไฟล์ ห้ามรวมหลายใบไว้ในไฟล์เดียว
- ขนาดไฟล์ไม่เกิน 3 MB
- ต้องเป็นรูปแบบ PDF/A-3 เท่านั้น
- ห้ามใช้การถ่ายภาพหรือสแกนจากเอกสารกระดาษมาแปลงเป็นไฟล์ ต้องสร้างจากระบบตั้งแต่ต้น
- เนื้อหาต้องครบตามที่กฎหมายกำหนดสำหรับใบกำกับภาษีเต็มรูป ทั้งคำว่าใบกำกับภาษี ชื่อที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย เลขที่และวันที่ รายการสินค้าหรือบริการ มูลค่า และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แยกออกจากราคาชัดเจน
ขั้นที่ 4 ส่งอีเมลให้ถูกวิธี
- ส่งจากอีเมลที่ลงทะเบียนไว้เท่านั้น
- ช่อง To ใส่อีเมลผู้ซื้อหนึ่งอีเมลแอดเดรส
- ช่อง CC ใส่อีเมลของระบบประทับรับรองเวลา คือ csemail@etax.teda.th ตรวจสอบอีเมลปลายทางล่าสุดได้ที่ etax.teda.th ก่อนส่งครั้งแรก
- ตั้งหัวข้ออีเมลตามรูปแบบที่ระบบกำหนด สำหรับใบกำกับภาษีใช้รูปแบบ วันที่ออกเอกสาร ตามด้วย INV ตามด้วยเลขที่เอกสาร ส่วนใบเพิ่มหนี้ใช้ DBN และใบลดหนี้ใช้ CRN พร้อมอ้างอิงเลขที่ใบกำกับภาษีเดิม
- แนบไฟล์ PDF/A-3 แล้วส่ง
- รอเมลตอบกลับจากระบบที่ยืนยันว่าเอกสารได้รับการประทับรับรองเวลาแล้ว ทั้งคุณและลูกค้าจะได้รับ
ถ้าไม่ได้รับเมลตอบกลับ แปลว่าเอกสารยังไม่สมบูรณ์ ตรวจสามอย่างก่อนเสมอ คืออีเมลผู้ส่ง รูปแบบหัวข้อ และชนิดไฟล์
ขั้นที่ 5 เก็บและนำส่ง
- เก็บทั้งไฟล์เอกสารและอีเมลตอบกลับที่ประทับเวลาไว้ตามที่กฎหมายกำหนด
- ตั้งโฟลเดอร์แยกรายเดือน และตั้งชื่อไฟล์ด้วยเลขที่เอกสารเพื่อให้ค้นย้อนหลังได้
- สำหรับผู้ใช้ระบบประทับรับรองเวลา ข้อมูลจะถูกส่งต่อให้กรมสรรพากรผ่านอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่อ ETDA ประทับเวลาเรียบร้อย ส่วนผู้ใช้ระบบลายมือชื่อดิจิทัลต้องนำส่งเองภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
เรื่องการยกเลิกและแก้ไข
ตั้งแต่ 1 มิถุนายน 2566 ขั้นตอนการส่งอีเมลเพื่อยกเลิกเอกสารถูกเปลี่ยน ไม่สามารถส่งยกเลิกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ด้วยวิธีเดิมได้ ตรวจสอบวิธีปฏิบัติล่าสุดที่ etax.teda.th ก่อนดำเนินการทุกครั้ง
ในทางปฏิบัติ ทางที่ปลอดภัยกว่าคือป้องกันไว้ก่อน ตรวจชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้าให้ตรงกับหนังสือรับรองก่อนกดส่ง เพราะการแก้หลังส่งยุ่งกว่าการตรวจก่อนส่งเสมอ
สิทธิประโยชน์ที่ยังเปิดอยู่
มาตรการสนับสนุนระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้หักรายจ่ายได้ 2 เท่าของที่จ่ายจริงสำหรับการลงทุนในระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt มีผลตั้งแต่ 1 มกราคม 2569 ถึง 31 ธันวาคม 2570 และในช่วงเวลาเดียวกัน การจ่ายเงินผ่านระบบ e-Withholding Tax ใช้อัตราหัก ณ ที่จ่ายลดเหลือ 1% ตรวจสอบเงื่อนไขล่าสุดกับกรมสรรพากรก่อนใช้สิทธิ
ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อยที่สุด
- ส่งจากอีเมลอื่นที่ไม่ได้ลงทะเบียนไว้
- ถ่ายรูปเอกสารกระดาษแล้วแปลงเป็น PDF
- หัวข้ออีเมลผิดฟอร์แมต ทำให้ระบบไม่ประทับเวลา
- ไฟล์เกิน 3 MB เพราะฝังโลโก้ความละเอียดสูง
- เลขที่เอกสารซ้ำหรือข้ามลำดับ
- ลืมว่าเลข VAT ของลูกค้าเปลี่ยนสาขา ทำให้เอกสารไม่ตรงกับที่ลูกค้าใช้ยื่น
ทำใน MANA
ถ้าคุณจัดการเอกสารใน MANA อยู่แล้ว ลำดับงานจะสั้นลงเหลือแค่นี้ ออกใบกำกับภาษีต่อจากใบแจ้งหนี้เดิมโดยไม่พิมพ์ข้อมูลลูกค้าใหม่ ให้ระบบคุมเลขที่เอกสารให้เรียงต่อเนื่อง ส่งออกไฟล์แล้วส่งเข้าระบบประทับรับรองเวลา จากนั้นเก็บเอกสารผูกกลับไปที่โปรเจกต์และผู้ติดต่อเดิม เวลากรมสรรพากรหรือฝ่ายบัญชีลูกค้าถามถึงงานไหน คุณเปิดหาได้จากงานนั้นโดยตรง ไม่ต้องไล่ค้นอีเมลย้อนหลังทั้งปี