ปัญหาคลาสสิกของฟรีแลนซ์ไทย: ออกใบแจ้งหนี้ 53,500 บาท แต่เงินเข้าบัญชี 52,000 บาท แล้วในระบบยังขึ้นว่าลูกค้าค้างจ่าย 1,500 บาท ทั้งที่เขาจ่ายครบแล้ว
ส่วนต่างนั้นคือภาษีหัก ณ ที่จ่าย และถ้าไม่จัดการให้ถูกตั้งแต่ต้น ยอดลูกหนี้ของคุณจะเพี้ยนทั้งปี บทความนี้ไล่ให้ครบตั้งแต่คำนวณจนถึงเอาไปใช้ตอนยื่นภาษี
ขั้นที่ 1: รู้ก่อนว่าใครมีหน้าที่หัก
นิติบุคคล ที่จ่ายเงินให้เรา มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งกรมสรรพากรในนามเรา
บุคคลธรรมดา ที่จ้างเรา ไม่มีหน้าที่หัก ดังนั้นถ้าลูกค้าเป็นเจ้าของร้านที่ยังไม่ได้จดบริษัท ให้ออกบิลเต็มจำนวนตามปกติ
อัตราที่เจอบ่อย:
| ประเภทเงินได้ | อัตรา |
|---|---|
| ค่าบริการ / รับจ้างทำของ | 3% |
| ค่าวิชาชีพอิสระ | 3% |
| ค่าเช่าทรัพย์สิน | 5% |
| ค่าโฆษณา | 2% |
| ค่าขนส่ง | 1% |
ขั้นที่ 2: คำนวณจากฐานที่ถูก
กฎที่คนพลาดบ่อยที่สุด — หักจากยอดก่อน VAT ไม่ใช่ยอดรวม
ตัวอย่างงานออกแบบ 50,000 บาท ของผู้ประกอบการที่จด VAT:
- ค่าบริการ 50,000
- VAT 7% = 3,500
- รวมเป็นเงิน 53,500
- หัก ณ ที่จ่าย 3% ของ 50,000 = 1,500
- ลูกค้าโอนจริง 52,000
ถ้าคุณยังไม่จด VAT ก็ตัดบรรทัด VAT ออก: ค่าบริการ 50,000 หัก 3% = 1,500 รับจริง 48,500
เงิน 1,500 บาทนั้นไม่ได้หายไปไหน มันคือภาษีของคุณที่ถูกจ่ายล่วงหน้าให้สรรพากรแล้ว
ขั้นที่ 3: ตั้งค่าให้ระบบคิดให้ ไม่ต้องกดเครื่องคิดเลข
ใน MANA:
- เปิดหน้าลูกค้า แล้วระบุว่าเป็น นิติบุคคล พร้อมกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักและที่อยู่ตามหนังสือรับรอง — ข้อมูลชุดนี้จะไปโผล่บนเอกสารทุกใบ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
- ตอนสร้างใบแจ้งหนี้ เปิดสวิตช์ หัก ณ ที่จ่าย แล้วเลือกอัตรา
- ระบบจะแสดงสามบรรทัดให้ลูกค้าเห็นชัด: ยอดรวม, ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย, และ ยอดที่ต้องโอนจริง
บรรทัดที่สามสำคัญกว่าที่คิด เพราะฝ่ายบัญชีของลูกค้าจะไม่ต้องคำนวณเอง และคุณจะไม่ได้รับโอนผิดยอด ซึ่งเป็นสาเหตุอันดับต้น ๆ ของการทวงเงินที่น่าอึดอัด
ขั้นที่ 4: กระทบยอดตอนเงินเข้า
พอเงิน 52,000 เข้าบัญชี ให้บันทึกรับชำระในใบแจ้งหนี้ใบนั้น ระบบรู้อยู่แล้วว่า 1,500 บาทที่หายไปคือภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไม่ใช่ยอดค้าง จึงปิดใบแจ้งหนี้ว่าชำระครบ และแยกยอด 1,500 ไปเก็บเป็นภาษีจ่ายล่วงหน้า
นี่คือจุดที่สเปรดชีตพังบ่อยที่สุด เพราะคนมักบันทึกรับ 52,000 แล้วปล่อยให้ยอดค้าง 1,500 ค้างเติ่งข้ามเดือน สิ้นปีมานั่งงงว่าทำไมลูกหนี้บวมทั้งที่เก็บเงินครบทุกงาน
ขั้นที่ 5: ไล่เก็บใบ 50 ทวิ ให้ครบ
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) คือหลักฐานที่ทำให้ 1,500 บาทนั้นใช้เป็นเครดิตภาษีได้จริง ไม่มีใบ = จ่ายภาษีซ้ำ
วิธีที่ใช้ได้ผล:
- ขอทันทีตอนแจ้งว่าได้รับเงินแล้ว อย่ารอสิ้นปี ตอนนั้นคนที่ทำเรื่องให้คุณอาจลาออกไปแล้ว
- แนบไฟล์เข้ากับใบแจ้งหนี้ใบนั้นใน MANA ทันทีที่ได้มา จะได้ไม่ต้องขุดอีเมลย้อนหลัง
- ถ้ายังไม่ได้ ตั้งงานติดตามผูกกับลูกค้ารายนั้นไว้ ให้มันเด้งเตือนแทนความจำเรา
- ถ้าลูกค้าใช้ e-Withholding Tax ผ่านธนาคาร จะไม่มีกระดาษส่งมาเลย ให้เข้าไปตรวจยอดสะสมใน My Tax Account / D-MyTax ของกรมสรรพากรแทน แล้วบันทึกไว้ว่างานนี้ใช้ช่องทางนี้
ขั้นที่ 6: เอาไปใช้ตอนยื่นภาษี
ยอดหัก ณ ที่จ่ายทั้งหมดที่สะสมไว้ ใช้เป็นเครดิตหักออกจากภาษีที่ต้องชำระได้ ทั้งตอนยื่นครึ่งปี (ภ.ง.ด.94 ถ้าเข้าเกณฑ์) และตอนยื่นประจำปี (ภ.ง.ด.90)
ฟรีแลนซ์จำนวนไม่น้อยที่ถูกหัก 3% ทุกงานตลอดปี พอคำนวณจริงแล้วภาษีที่ต้องเสียน้อยกว่ายอดที่ถูกหักไป กรณีนี้ ขอคืนภาษีได้ แต่ต้องยื่นเท่านั้นถึงจะได้คืน ไม่ยื่นคือปล่อยให้เงินตัวเองอยู่กับสรรพากรเฉย ๆ
ใน MANA เปิดหน้ารายงานการเงิน กรองช่วงวันที่ที่ต้องการ แล้วดูยอดรวมภาษีหัก ณ ที่จ่ายของช่วงนั้นได้เลย ไม่ต้องเปิดใบแจ้งหนี้ทีละใบมาบวกเอง
ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อยที่สุด 5 ข้อ
- หักจากยอดรวม VAT ทำให้ยอดเกินไป 105 บาทต่อทุก 50,000 และตัวเลขไม่ตรงกับที่ลูกค้านำส่ง
- หักกับลูกค้าบุคคลธรรมดา ทั้งที่เขาไม่มีหน้าที่หัก ทำให้เก็บเงินขาดโดยไม่ได้ใบ 50 ทวิ มาแลก
- บันทึกเงินเข้าเป็นยอดเต็ม แล้วตัวเลขในระบบไม่ตรงกับสมุดบัญชีธนาคาร
- ไม่เก็บใบ 50 ทวิ เท่ากับยกภาษีที่จ่ายไปแล้วให้ฟรี
- ไม่บอกลูกค้าล่วงหน้าว่าต้องโอนเท่าไร แล้วมานั่งไล่ตามส่วนต่างทีหลัง ซึ่งเสียเวลาทั้งสองฝ่าย
จัดการเรื่องนี้ให้เป็นระบบครั้งเดียว แล้วปีหน้าตอนยื่นภาษีคุณจะใช้เวลาเป็นสิบนาที ไม่ใช่ทั้งสุดสัปดาห์ ลองตั้งค่าหัก ณ ที่จ่ายกับลูกค้านิติบุคคลรายถัดไปใน MANA แล้วดูว่าใบแจ้งหนี้ออกมาตัวเลขตรงตั้งแต่ใบแรก