ฟรีแลนซ์ไทยรับงานลูกค้าต่างประเทศ: ภาษี เอกสาร และการรับเงิน ฉบับครบตั้งแต่ใบแจ้งหนี้ถึงตอนยื่นภาษี

งานจากลูกค้าต่างประเทศจ่ายดีกว่า จ่ายเป็นสกุลแข็ง และมักให้อิสระในการทำงานมากกว่า แต่มันมาพร้อมความสับสนสามเรื่องที่ทำให้ฟรีแลนซ์ไทยจำนวนมากทำผิดโดยไม่รู้ตัว คือเงินก้อนนี้ต้องเสียภาษีไทยไหม ไม่มีใบ 50 ทวิ แล้วใช้อะไรพิสูจน์ และจะรับเงินยังไงให้ไม่โดนกินค่าธรรมเนียมสองต่อ บทความนี้ไล่ให้ครบตั้งแต่ก่อนเซ็นสัญญาจนถึงตอนยื่นภาษี

1. รายได้จากลูกค้าต่างประเทศต้องเสียภาษีไทยไหม

คำตอบสั้นที่สุด: ถ้าคุณนั่งทำงานอยู่ในประเทศไทย รายได้ก้อนนั้นคือเงินได้จากแหล่งในประเทศไทย ต้องนำมารวมยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ไม่ว่าลูกค้าจะอยู่ประเทศไหน จ่ายเข้าบัญชีธนาคารไทยหรือบัญชีต่างประเทศ และไม่ว่าจะจ่ายเป็นดอลลาร์ ยูโร หรือคริปโต

จุดที่คนสับสนมากที่สุดคือเอาไปปนกับกฎ เงินได้จากแหล่งนอกประเทศ ที่พูดถึงการนำเงินเข้าประเทศ กฎนั้นใช้กับกรณีที่งานถูกทำนอกประเทศไทย หรือทรัพย์สินที่ก่อรายได้อยู่นอกประเทศ ไม่ใช่กรณีฟรีแลนซ์ที่นั่งทำงานอยู่ในกรุงเทพฯ หรือเชียงใหม่แล้วส่งไฟล์ออกไป การที่เงินยังค้างอยู่ใน PayPal หรือบัญชีต่างประเทศไม่ได้ทำให้รายได้นั้นหายไปจากฐานภาษี

อีกคำที่ควรรู้คือ ผู้อยู่ในประเทศไทยตั้งแต่ 180 วันขึ้นไปในปีภาษี ถือเป็นผู้มีถิ่นที่อยู่ในประเทศไทยเพื่อการภาษี ซึ่งเป็นสถานะที่จำเป็นเวลาจะขอใช้สิทธิตามอนุสัญญาภาษีซ้อน

2. เงินได้ประเภทไหน และหักค่าใช้จ่ายได้เท่าไร

ประเภทเงินได้เป็นตัวกำหนดทั้งอัตราหักค่าใช้จ่ายและภาระการยื่นแบบ

• มาตรา 40(2) ค่าจ้างค่าบริการที่ใช้แรงงานและฝีมือตัวเองเป็นหลัก เช่น เขียนบทความ ออกแบบกราฟิกคนเดียว ให้คำปรึกษา หักค่าใช้จ่ายเหมา 50% แต่รวมกับเงินได้ 40(1) แล้วไม่เกิน 100,000 บาท
• มาตรา 40(6) วิชาชีพอิสระตามที่กฎหมายกำหนด เช่น กฎหมาย บัญชี วิศวกรรม สถาปัตยกรรม ประณีตศิลปกรรม หักได้ 30% (ประกอบโรคศิลปะ 60%)
• มาตรา 40(8) การประกอบธุรกิจที่มีต้นทุน มีทีมงาน มีเครื่องมือ เช่น สตูดิโอที่จ้างซับคอนแทรกต์ ผลิตวิดีโอ ทำเว็บเป็นทีม เลือกหักตามอัตราที่กฎหมายกำหนดหรือหักตามจริงก็ได้

ข้อแตกต่างที่มีผลจริงคือ ผู้มีเงินได้ประเภท 40(5) ถึง 40(8) ต้องยื่นภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.94) ในช่วงเดือนกันยายน ส่วนคนที่มีเฉพาะ 40(2) ยื่นปีละครั้ง ถ้าโครงสร้างงานคุณเปลี่ยนจากรับเดี่ยวเป็นรับเหมาแล้วจ้างคนช่วย ภาระการยื่นก็เปลี่ยนตาม

3. ไม่มีใบ 50 ทวิ แล้วใช้อะไรพิสูจน์รายได้

ลูกค้าต่างประเทศไม่มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมายไทย จึงไม่มีหนังสือรับรองการหักภาษีให้คุณ ข้อดีคือคุณได้เงินเต็มจำนวน ข้อเสียคือคุณต้องสร้างหลักฐานของตัวเอง ให้เก็บครบสี่ชิ้นต่อหนึ่งงาน

1. สัญญาหรือใบเสนอราคาที่ลูกค้าอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงอีเมลตอบรับ
2. ใบแจ้งหนี้ที่คุณออก มีเลขที่เรียงต่อเนื่องไม่ข้ามเลข
3. หลักฐานเงินเข้า คือ statement บัญชีธนาคาร หรือรายงานธุรกรรมจากตัวกลางอย่าง Wise, Payoneer, PayPal พร้อมยอดค่าธรรมเนียมที่ถูกหัก
4. บันทึกอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ ณ วันที่รับเงินจริง

เก็บเป็นชุดเดียวกันต่อหนึ่งใบแจ้งหนี้ อย่าเก็บแยกโฟลเดอร์ตามชนิดเอกสาร เพราะเวลาถูกขอตรวจสอบ สิ่งที่ต้องตอบให้ได้คือ รายการนี้ในบัญชีมาจากงานไหน ไม่ใช่ปีนี้มีใบแจ้งหนี้กี่ใบ

4. ภาษีที่ถูกหักจากต่างประเทศ และอนุสัญญาภาษีซ้อน

บางประเทศกำหนดให้ผู้จ่ายหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินที่จ่ายออกนอกประเทศ โดยเฉพาะเมื่อค่าจ้างถูกจัดเป็นค่าสิทธิหรือค่าลิขสิทธิ์ ไม่ใช่ค่าบริการทั่วไป ประเทศไทยมีอนุสัญญาภาษีซ้อนกับกว่า 60 ประเทศ ซึ่งอาจลดอัตราที่ถูกหักลง หรือให้สิทธิเก็บภาษีแก่ประเทศไทยฝ่ายเดียว

สิ่งที่ควรทำ

• ถามลูกค้าตั้งแต่ก่อนเซ็นว่าจะมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ต้นทางหรือไม่ ในอัตราเท่าไร
• ถ้าถูกหัก ให้ขอหนังสือรับรองการหักภาษีของประเทศนั้นเก็บไว้ เพราะเป็นเอกสารที่ใช้ขอเครดิตภาษีต่างประเทศตอนยื่นแบบในไทย
• ถ้าจะใช้สิทธิตามอนุสัญญา คุณต้องพิสูจน์ถิ่นที่อยู่ทางภาษีในไทย ซึ่งขอหนังสือรับรองการมีถิ่นที่อยู่ได้จากกรมสรรพากร
• ลูกค้าสหรัฐฯ มักขอให้กรอกแบบ W-8BEN เพื่อยืนยันว่าคุณไม่ใช่ผู้เสียภาษีสหรัฐฯ ซึ่งเป็นเรื่องปกติ กรอกให้ตรงกับหนังสือเดินทางและที่อยู่จริง
• ใส่ข้อสัญญาไว้เลยว่า ราคาที่ตกลงเป็นจำนวนสุทธิที่ผู้รับจ้างต้องได้รับ หากมีภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ประเทศผู้ว่าจ้าง ให้ผู้ว่าจ้างรับภาระเพิ่ม ข้อนี้ประหยัดเงินได้มากกว่าที่คิด

5. VAT: อัตรา 0% ไม่ได้แปลว่าไม่เกี่ยวกับ VAT

การให้บริการที่ทำในประเทศไทยและถูกนำไปใช้ในต่างประเทศทั้งหมด เข้าข่ายส่งออกบริการซึ่งเสีย VAT ในอัตรา 0% แต่มีสองเรื่องที่ต้องระวัง

• รายรับอัตรา 0% ยังนับรวมในฐาน 1.8 ล้านบาทต่อปี ที่ใช้พิจารณาว่าต้องจดทะเบียน VAT หรือไม่ ฟรีแลนซ์ที่รับงานต่างประเทศล้วนแล้วรายได้ถึงเกณฑ์ ก็ต้องจดเหมือนกัน
• ถ้าบริการถูกใช้ในประเทศไทย ต่อให้ลูกค้าเป็นบริษัทต่างชาติ ก็เสีย 7% เช่น จัดอีเวนต์ในไทย ถ่ายภาพงานที่จัดในไทย หรือทำการตลาดเจาะผู้บริโภคไทยให้แบรนด์ต่างประเทศ

คนที่รายได้ยังไม่ถึงเกณฑ์บางรายเลือกจดโดยสมัครใจ เพราะขอคืนภาษีซื้อจากอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ได้ แลกกับภาระยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือน ควรชั่งน้ำหนักจากมูลค่าภาษีซื้อจริงต่อปี ไม่ใช่จากความรู้สึกว่าดูเป็นมืออาชีพกว่า

6. รับเงินยังไงให้เหลือมากที่สุด

ค่าธรรมเนียมโอนเงินระหว่างประเทศมีสองชั้นเสมอ คือค่าธรรมเนียมที่เห็นชัด กับส่วนต่างอัตราแลกเปลี่ยนที่ไม่เห็น ชั้นที่สองมักแพงกว่า

• โอนผ่านธนาคาร (SWIFT) เหมาะกับยอดใหญ่และลูกค้าองค์กร ควรตกลงให้ชัดว่าใครรับภาระค่าธรรมเนียม โดยระบุเงื่อนไข OUR ในสัญญา แปลว่าผู้จ่ายรับผิดชอบค่าธรรมเนียมทั้งหมด ไม่เช่นนั้นเงินจะเข้าน้อยกว่าที่ออกใบแจ้งหนี้ไว้
• ตัวกลางอย่าง Wise หรือ Payoneer มักให้อัตราแลกเปลี่ยนดีกว่าและมีเลขบัญชีรับเงินสกุลต่างประเทศให้ลูกค้าโอนแบบในประเทศ ซึ่งลดแรงเสียดทานฝั่งลูกค้าได้มาก
• บัญชีเงินฝากเงินตราต่างประเทศ (FCD) มีประโยชน์ถ้าคุณมีรายจ่ายเป็นดอลลาร์อยู่แล้ว จะได้ไม่ต้องแลกไปแลกกลับ
• ธุรกรรมเงินโอนเข้าที่มีมูลค่าสูง ธนาคารจะให้แจ้งวัตถุประสงค์ตามระเบียบของธนาคารแห่งประเทศไทย ตอบให้ตรงว่าเป็นค่าบริการ และเก็บใบแจ้งหนี้ไว้ให้พร้อม
• อย่ารับเงินเข้าบัญชีเดียวกับที่ใช้จ่ายส่วนตัว แยกบัญชีรับงานไว้ต่างหาก การกระทบยอดตอนสิ้นปีจะใช้เวลาไม่ถึงชั่วโมงแทนที่จะเป็นทั้งวัน

สำหรับการบันทึกรายได้ บุคคลธรรมดาใช้เกณฑ์เงินสด แปลว่ารายได้เกิดในวันที่ได้รับเงินจริง ให้ใช้อัตราแลกเปลี่ยนของวันนั้นแปลงเป็นบาท แล้วบันทึกทั้งยอดเต็มและค่าธรรมเนียมที่ถูกหัก อย่าบันทึกแค่ยอดสุทธิที่เข้าบัญชี เพราะค่าธรรมเนียมคือค่าใช้จ่ายที่หักได้ถ้าคุณเลือกหักตามจริง

7. ใบแจ้งหนี้ภาษาอังกฤษต้องมีอะไรบ้าง

ลูกค้าต่างประเทศจ่ายช้าเพราะเอกสารไม่ครบบ่อยกว่าเพราะไม่อยากจ่าย ใบแจ้งหนี้ที่ผ่านแผนกบัญชีของเขาได้ในรอบเดียวควรมี

• เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ออก และวันครบกำหนดชำระที่เป็นวันที่จริง ไม่ใช่คำว่า Net 30 เฉย ๆ
• ชื่อและที่อยู่ตามกฎหมายของคุณ พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก
• ชื่อและที่อยู่ตามกฎหมายของลูกค้า ให้ตรงกับที่เขาแจ้ง รวมถึงเลข VAT หรือ EIN ถ้าเขาขอให้ระบุ
• รายละเอียดงานที่อ่านแล้วเข้าใจได้โดยคนที่ไม่ได้อยู่ในโปรเจกต์
• สกุลเงินที่ระบุชัดเจน เช่น USD ไม่ใช่แค่เครื่องหมายดอลลาร์
• ข้อมูลธนาคารครบ ชื่อบัญชี เลขบัญชี ชื่อธนาคาร ที่อยู่สาขา และรหัส SWIFT
• เงื่อนไขค่าธรรมเนียมโอน และค่าปรับกรณีชำระล่าช้า

8. เรื่องที่คนมักลืมจนกลายเป็นปัญหาทีหลัง

• ความเสี่ยงค่าเงิน ถ้ารับงานยาวหลายเดือนในสกุลต่างประเทศ ให้ทยอยแปลงเป็นบาทตามงวดที่ได้รับ ไม่ใช่รอจังหวะดีที่สุด และตั้งราคาเผื่อความผันผวนไว้ในสัญญาระยะยาว
• กันภาษีทุกครั้งที่เงินเข้า เพราะไม่มีใครหัก 3% ไว้ให้ล่วงหน้าเหมือนลูกค้าไทย ให้โอนเข้าบัญชีสำรองภาษีทันทีอย่างน้อย 15–20% ของยอดที่รับ ไม่งั้นเดือนมีนาคมจะหนักมาก
• ประกันสังคมและประกันสุขภาพ ฟรีแลนซ์ที่ทำงานให้ต่างประเทศไม่มีนายจ้างในระบบ ควรพิจารณาสมัครมาตรา 40 และซื้อประกันสุขภาพเอง
• การพิสูจน์รายได้ตอนขอสินเชื่อ ธนาคารดู statement ย้อนหลัง 6–12 เดือนคู่กับแบบแสดงรายการภาษี ถ้าคุณรับเงินกระจายหลายช่องทางและไม่เคยยื่นภาษีเต็มจำนวน การกู้ซื้อบ้านจะยากขึ้นมาก นี่คือต้นทุนแฝงของการไม่เข้าระบบที่คนประเมินต่ำที่สุด

เช็กลิสต์ก่อนเริ่มงานต่างประเทศงานแรก

1. ตกลงสกุลเงิน วิธีโอน และผู้รับภาระค่าธรรมเนียมเป็นลายลักษณ์อักษร
2. ถามเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ต้นทาง และใส่ข้อสัญญาให้ผู้ว่าจ้างรับภาระ
3. เปิดบัญชีรับงานแยกจากบัญชีส่วนตัว
4. ตั้งเลขที่ใบแจ้งหนี้ให้เรียงต่อเนื่องทั้งปี
5. ตั้งกฎกันเงินภาษี 15–20% ทุกครั้งที่มีเงินเข้า
6. เก็บสัญญา ใบแจ้งหนี้ statement และอัตราแลกเปลี่ยนไว้เป็นชุดเดียวกัน
7. เช็กว่ารายได้รวมทั้งปีเข้าใกล้ 1.8 ล้านบาทหรือยัง
8. ถ้ามีเงินได้ประเภทธุรกิจ อย่าลืมภาษีครึ่งปีในเดือนกันยายน

ถ้าอยากให้ทั้งชุดนี้อยู่ที่เดียวกัน MANA ออกใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้สองภาษา ผูกเอกสารเข้ากับโปรเจกต์และผู้ติดต่อ แล้วจับคู่รายการเงินเข้ากับใบแจ้งหนี้ได้ทีละใบ เวลาถูกขอหลักฐานย้อนหลัง คุณเปิดหาได้จากงาน ไม่ต้องไล่หาจากกองไฟล์