ตั้งราคางานฟรีแลนซ์: คำนวณเรตให้ครอบคลุมต้นทุนที่มองไม่เห็น ไม่ใช่แค่เดาจากราคาตลาด

ฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่ตั้งราคาผิดตั้งแต่วันแรก ไม่ใช่เพราะโง่หรือไม่รู้ตลาด แต่เพราะใช้วิธีคิดแบบพนักงานประจำมาตั้งราคาธุรกิจของตัวเอง เอาเงินเดือนที่อยากได้หารด้วยชั่วโมงทำงาน แล้วเรียกมันว่าเรต ทั้งที่ความจริงแล้วการตั้งราคางานฟรีแลนซ์ต้องคิดมากกว่านั้นหลายชั้น เพราะไม่มีใครจ่ายวันลาป่วยให้ ไม่มีใครสมทบประกันสังคมให้ครึ่งหนึ่ง และไม่มีใครจ่ายเงินให้ตอนที่คุณนั่งเขียนใบเสนอราคาหรือวิ่งตามลูกค้าที่ยังไม่โอนเงิน

บทความนี้จะพาไปดูวิธีตั้งราคางานฟรีแลนซ์แบบเป็นระบบ ตั้งแต่ต้นทุนที่มองไม่เห็นซึ่งต้องซ่อนอยู่ในเรต สูตรคำนวณทีละขั้นตอน ไปจนถึงเทคนิคขึ้นราคากับลูกค้าเก่าโดยไม่เสียลูกค้าไป

ทำไมฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่ตั้งราคาผิดตั้งแต่ต้น

ปัญหาคลาสสิกคือการตั้งราคาจากสองแหล่งที่ผิดพลาด แหล่งแรกคือเงินเดือนเก่าตอนเป็นพนักงาน หารด้วยชั่วโมงทำงานมาตรฐาน 8 ชั่วโมง แล้วคูณกลับเป็นเรตต่อวัน ปัญหาคือเงินเดือนพนักงานมีสวัสดิการ ประกันสังคม วันลา และเวลาที่บริษัทจ่ายให้แม้ไม่ได้ทำงานตรงหน้าลูกค้าซ่อนอยู่ในนั้นทั้งหมด พอฟรีแลนซ์เอาตัวเลขเดียวกันมาใช้ จึงกลายเป็นการทำงานฟรีให้กับต้นทุนที่มองไม่เห็นโดยไม่รู้ตัว

แหล่งที่สองคือการก๊อปราคาคู่แข่งหรือถามเพื่อนในกลุ่มเฟซบุ๊กว่า "เขาคิดกันเท่าไหร่" วิธีนี้อันตรายกว่าที่คิด เพราะไม่มีทางรู้ว่าคู่แข่งคนนั้นมีต้นทุนเท่าไหร่ มีลูกค้าประจำกี่ราย หรือกำลังตั้งราคาต่ำเพื่อดั๊มพ์ตลาดชั่วคราว การอ้างอิงราคาคนอื่นโดยไม่รู้โครงสร้างต้นทุนตัวเองคือการเดา ไม่ใช่การตั้งราคา

ต้นทุนที่มองไม่เห็น แต่ต้องซ่อนอยู่ในเรต

ก่อนคำนวณตัวเลขใดๆ ต้องรู้ก่อนว่าเรตของฟรีแลนซ์ต้องแบกรับต้นทุนอะไรบ้างที่พนักงานประจำไม่ต้องคิดเอง

• เวลาที่ไม่ได้บิล หาลูกค้าใหม่ คุยงาน เขียนใบเสนอราคา ทำเอกสาร ตามทวงเงินลูกค้าที่จ่ายช้า เวลาเหล่านี้กินไป 20-40% ของเวลาทำงานทั้งหมด แต่ไม่มีใครจ่ายเงินให้ตรงๆ
• วันหยุดและวันลาป่วย ที่ไม่มีใครจ่ายเงินแทน หยุดคือรายได้เป็นศูนย์ทันที
• ประกันสังคมมาตรา 40 หรือประกันสุขภาพส่วนตัว ที่ต้องจ่ายเองเต็มจำนวน
• อุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ อินเทอร์เน็ต และค่าเช่าพื้นที่ทำงาน ที่ต้องอัปเดตและต่ออายุทุกปี
• ภาษีที่ต้องยื่นเอง ทั้งภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและภาษีมูลค่าเพิ่มถ้ารายได้ถึงเกณฑ์
• เงินสำรองสำหรับเดือนที่งานน้อย เพราะรายได้ฟรีแลนซ์ไม่สม่ำเสมอเหมือนเงินเดือน

ถ้าไม่บวกต้นทุนเหล่านี้เข้าไปในเรตตั้งแต่ต้น สุดท้ายฟรีแลนซ์จะรู้ตัวอีกทีตอนสิ้นปีว่าทำงานเต็มปีแต่เงินไม่เหลือ

สูตรคำนวณเรตแบบทีละขั้นตอน

ขั้นที่ 1: ตั้งรายได้สุทธิเป้าหมายต่อปี

เริ่มจากตัวเลขที่อยากได้ "ในกระเป๋า" ต่อปี ไม่ใช่ตัวเลขที่ออกใบแจ้งหนี้ สมมติต้องการรายได้สุทธิ 720,000 บาทต่อปี หรือประมาณ 60,000 บาทต่อเดือน

ขั้นที่ 2: หาจำนวนวันที่ "บิลได้จริง"

ปีหนึ่งมี 365 วัน หักวันหยุดเสาร์-อาทิตย์ วันหยุดนักขัตฤกษ์ วันลาพักผ่อน และเวลาที่ใช้ทำงานหลังบ้าน เช่น หาลูกค้า ทำบัญชี ตามเก็บเงิน ตัวเลขที่เหลือจริงสำหรับฟรีแลนซ์ทั่วไปมักอยู่ที่ 120-150 วันต่อปีเท่านั้นที่ทำงานให้ลูกค้าได้เต็มวันและเรียกเก็บเงินได้ ไม่ใช่ 250 วันตามวันทำงานปกติ

ขั้นที่ 3: บวกต้นทุนดำเนินธุรกิจและกันสำรอง

รวมค่าซอฟต์แวร์ อุปกรณ์ ประกันสุขภาพ อินเทอร์เน็ต และเงินสำรองฉุกเฉิน สมมติปีละ 150,000 บาท

ขั้นที่ 4: คำนวณเรตต่อวันหรือต่อชั่วโมง

นำตัวเลขจากขั้นที่ 1 และ 3 มารวมกัน แล้วหารด้วยจำนวนวันบิลได้จริงจากขั้นที่ 2

(720,000 + 150,000) ÷ 130 วัน = ประมาณ 6,700 บาทต่อวัน หรือราว 840 บาทต่อชั่วโมงถ้าทำงานวันละ 8 ชั่วโมง

ตัวเลขนี้อาจดูสูงกว่าที่คิดไว้ แต่นี่คือเรตที่ทำให้ธุรกิจอยู่รอดจริง ไม่ใช่แค่พอกินไปวันๆ

ขั้นที่ 5: แปลงเป็นราคาต่อโปรเจกต์

ประเมินจำนวนชั่วโมงที่งานนั้นต้องใช้จริง คูณด้วยเรตต่อชั่วโมง แล้วบวกส่วนต่างสำหรับความเสี่ยงเรื่องขอบเขตงานฟรีแลนซ์ที่อาจบานปลาย เช่น ลูกค้าขอแก้ไขเกินรอบที่ตกลงไว้ ควรบวกเพิ่มอีก 15-20% เป็นบัฟเฟอร์ในใบเสนอราคาฟรีแลนซ์ทุกใบ

ตั้งราคาแบบไหนดีกว่ากัน: รายชั่วโมง เหมาโปรเจกต์ หรือ Value-based

ไม่มีวิธีไหนดีที่สุดสำหรับทุกงาน แต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียต่างกัน

คิดรายชั่วโมง โปร่งใสที่สุด ลูกค้าเข้าใจง่าย เหมาะกับงานที่ขอบเขตไม่ชัดเจนหรือเปลี่ยนแปลงบ่อย ข้อเสียคือยิ่งทำงานเก่งและเร็วขึ้นเท่าไหร่ ยิ่งได้เงินน้อยลงเท่านั้น เพราะรายได้ผูกกับเวลา ไม่ใช่ผลลัพธ์

เหมาโปรเจกต์ ให้ความแน่นอนกับทั้งสองฝ่าย ลูกค้ารู้ตัวเลขล่วงหน้า ฟรีแลนซ์ได้ประโยชน์จากความเร็วของตัวเอง แต่ความเสี่ยงคือถ้าขอบเขตงานฟรีแลนซ์ไม่ถูกกำหนดชัดเจนในสัญญาจ้างฟรีแลนซ์หรือใบเสนอราคา งานจะบานปลายจนกินเวลาจนขาดทุนได้ วิธีป้องกันคือระบุจำนวนรอบแก้ไข ระยะเวลาส่งงาน และสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในราคาให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น

Value-based pricing คิดราคาจากมูลค่าที่งานสร้างให้ลูกค้า ไม่ใช่จากเวลาที่ใช้ เป็นวิธีที่ให้รายได้สูงสุด แต่ต้องมีผลงานและความน่าเชื่อถือมากพอที่จะพูดคุยเรื่องมูลค่าธุรกิจกับลูกค้าได้ตรงๆ เหมาะกับฟรีแลนซ์ที่มีประสบการณ์และมีเคสความสำเร็จชัดเจนมากกว่าฟรีแลนซ์มือใหม่

ฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่ในไทยเริ่มจากรายชั่วโมงหรือเหมาโปรเจกต์ก่อน แล้วค่อยขยับไป value-based เมื่อมีพอร์ตงานและความมั่นใจมากขึ้น

อย่าลืมผลจาก VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายตอนตั้งราคา

การตั้งราคางานฟรีแลนซ์ที่ไม่คิดเรื่องภาษีคือกับดักที่พบบ่อยมาก ลูกค้าองค์กรส่วนใหญ่หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% จากยอดที่จ่ายจริง เงินก้อนนี้ไม่ได้หายไปไหน แต่กลายเป็นเครดิตภาษีที่ต้องรอไปหักตอนยื่นภาษีปลายปี แปลว่าเงินสดที่เข้ากระเป๋าจริงในวันที่ได้รับจะน้อยกว่ายอดในใบแจ้งหนี้เสมอ ถ้าไม่รู้เรื่องนี้ล่วงหน้า กระแสเงินสดฟรีแลนซ์จะพลาดเป้าทุกครั้งที่ลูกค้าหัก WHT

อีกเรื่องที่ต้องคิดคือภาษีมูลค่าเพิ่ม ถ้ารายได้รวมทั้งปีเกิน 1.8 ล้านบาท ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและบวก VAT 7% เข้าไปในใบเสนอราคา ฟรีแลนซ์ที่ใกล้เกณฑ์นี้ควรวางแผนล่วงหน้าว่าจะตั้งราคาแบบรวม VAT หรือไม่รวม VAT เพื่อไม่ให้กำไรหายไปกับภาษีที่ลืมคิด

ทำไมราคาถูกเกินไปถึงทำร้ายธุรกิจระยะยาว

ราคาที่ต่ำเกินไปไม่ได้แค่ทำให้รายได้น้อย แต่ทำร้ายธุรกิจในหลายทาง ราคาถูกมักดึงดูดลูกค้าที่อ่อนไหวเรื่องราคาที่สุด ซึ่งมักเป็นกลุ่มที่ต่อรองมากที่สุดและจ่ายเงินช้าที่สุดด้วย เมื่อรายได้ต่อชั่วโมงต่ำ ฟรีแลนซ์ต้องรับงานมากขึ้นเพื่อให้ถึงเป้าหมายรายเดือน ซึ่งไปกินเวลาที่ควรใช้พัฒนาทักษะ หาลูกค้าคุณภาพ หรือแม้แต่พักผ่อน กลายเป็นวงจรที่ยิ่งทำงานหนักยิ่งไม่มีเวลาสร้างธุรกิจให้โตขึ้น

นอกจากนี้ ราคาต่ำยังทำให้ไม่มีงบเหลือลงทุนกลับเข้าธุรกิจตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ที่ดีขึ้น คอร์สพัฒนาทักษะ หรือแม้แต่การจ้างผู้ช่วยเพื่อขยายกำลังการรับงาน สุดท้ายฟรีแลนซ์จะติดอยู่ในระดับรายได้เดิมไปเรื่อยๆ ทั้งที่ฝีมือพัฒนาขึ้นทุกปี

เทคนิคขึ้นราคากับลูกค้าเก่าโดยไม่เสียลูกค้า

การขึ้นราคาเป็นเรื่องปกติของธุรกิจที่โตขึ้น ไม่ใช่เรื่องที่ต้องรู้สึกผิด แต่ต้องทำอย่างมีชั้นเชิง

• แจ้งล่วงหน้า 1-2 เดือน ก่อนงานรอบถัดไป ให้ลูกค้ามีเวลาปรับงบประมาณ
• อธิบายด้วยมูลค่าที่ส่งมอบ ไม่ใช่แค่บอกว่าต้นทุนเพิ่ม เช่น พูดถึงผลลัพธ์ที่ทำให้ลูกค้าในรอบที่ผ่านมา
• ให้ทางเลือก เช่น ราคาเดิมแต่ลดขอบเขตงานลง หรือราคาใหม่พร้อมขอบเขตเดิม ให้ลูกค้าตัดสินใจเองว่าอะไรคุ้มค่ากว่า
• ทดสอบกับลูกค้าใหม่ก่อนเสมอ ตั้งเรตใหม่กับลูกค้าที่เพิ่งเข้ามา เพื่อดูปฏิกิริยาตลาดก่อนขึ้นราคากับลูกค้าเก่าทุกราย

ลูกค้าที่ดีมักเข้าใจการขึ้นราคาที่มีเหตุผลรองรับ ส่วนลูกค้าที่หายไปเพราะราคาขึ้นเล็กน้อย มักเป็นสัญญาณว่าไม่ใช่ลูกค้าที่คุ้มค่าจะรักษาไว้ตั้งแต่แรก

ทำให้ราคาที่ตั้งไว้ กลายเป็นเงินในบัญชีจริง

คำนวณเรตได้ดีแค่ไหนก็ไม่มีความหมาย ถ้าขั้นตอนหลังจากนั้นหลุดมือ เรตที่คำนวณไว้ต้องถูกแปลงเป็นใบเสนอราคาฟรีแลนซ์ที่ระบุขอบเขตงาน เงื่อนไขการแก้ไข และกำหนดชำระเงินให้ชัดเจน จากนั้นต้องออกใบแจ้งหนี้ตรงเวลา ติดตามยอดที่ยังไม่ได้รับ และเก็บบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้สำหรับยื่นภาษีปลายปี

นี่คือจุดที่ระบบอย่าง MANA เข้ามาช่วยปิดช่องว่างระหว่างราคาที่ตั้งไว้กับเงินที่เข้าบัญชีจริง ตั้งแต่สร้างใบเสนอราคาจากเรตที่คำนวณไว้ แปลงเป็นใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ไปจนถึงติดตามยอด WHT ที่ถูกหักไว้ในแต่ละงาน เพื่อไม่ให้ตัวเลขที่ตั้งใจไว้อย่างรอบคอบต้องมาหายไปเพราะความยุ่งเหยิงของเอกสารทีหลัง