งานที่กินเวลาฟรีแลนซ์ไทยมากที่สุดอย่างหนึ่งคือการไล่ดูว่า "สลิปที่ลูกค้าส่งมาในไลน์ ตรงกับใบแจ้งหนี้ใบไหน และเงินเข้าจริงหรือยัง" ยิ่งช่วงนี้ที่การอายัดบัญชีเข้มขึ้น การมีหลักฐานว่าเงินก้อนไหนมาจากงานอะไรยิ่งสำคัญ บทความนี้พาทำทีละขั้นตั้งแต่ตั้งค่าไปจนถึงตอนที่ยอดเข้าไปนั่งในรายรับเรียบร้อย
ทำไมต้องตรวจสลิป ไม่ใช่แค่ดูรูป
รูปสลิปปลอมทำได้ในสองนาทีด้วยแอปแต่งรูป และที่เจอบ่อยกว่าการปลอมคือความคลาดเคลื่อนโดยไม่ตั้งใจ เช่น ลูกค้าโอนขาดไป 500 บาท โอนซ้ำใบเดิม หรือส่งสลิปของงวดก่อนมาให้ใหม่ การตรวจสลิปกับข้อมูลฝั่งธนาคารทำให้คุณรู้ทันทีว่าเลข transaction นั้นมีอยู่จริง ยอดตรง และผู้รับคือบัญชีของคุณ
ก่อนเริ่ม ตั้งค่าสามอย่าง
- กระเป๋าเงินที่ใช้รับเงิน ไปที่การเงิน แล้วเปิดกระเป๋าเงินที่ผูกกับบัญชีธนาคารหรือพร้อมเพย์ที่คุณใช้รับงานจริง
- เปิดให้แสดงบนใบแจ้งหนี้ ตั้งกระเป๋าเงินนั้นให้แสดงบนเอกสารและตั้งเป็นค่าเริ่มต้น เพื่อให้ QR พร้อมเพย์ขึ้นบนใบแจ้งหนี้ทุกใบโดยไม่ต้องเลือกซ้ำ
- ตรวจเลขพร้อมเพย์ให้ตรงกับบัญชีจริง ขั้นตอนตรวจสลิปจะเทียบผู้รับเงินกับเลขบัญชีหรือเลขพร้อมเพย์ที่ระบุไว้บนเอกสาร ถ้าใส่ผิด ระบบจะตีว่าไม่ตรง
ขั้นตอนที่ 1 เผยแพร่ใบแจ้งหนี้และส่งลิงก์
สร้างใบแจ้งหนี้ตามปกติ กดเผยแพร่ แล้วส่งลิงก์สาธารณะให้ลูกค้า ลูกค้าเปิดดูได้โดยไม่ต้องสมัครสมาชิก และเห็น QR พร้อมเพย์ที่สแกนจ่ายได้ทันทีจากแอปธนาคาร
ขั้นตอนที่ 2 ลูกค้าแนบสลิป (หรือคุณแนบเอง)
หลังโอนเสร็จ ลูกค้าอัปโหลดสลิปจากหน้าลิงก์เอกสารได้เลย ถ้าลูกค้าส่งมาทางไลน์ตามเคย คุณอัปโหลดเองจากหน้ารายละเอียดเอกสารก็ได้ ผลลัพธ์เหมือนกัน
ข้อจำกัดที่ควรรู้
- เอกสารหนึ่งใบมีสลิปรออนุมัติได้ครั้งละหนึ่งใบ ถ้ามีใบเก่าค้างอยู่ต้องปิดก่อน
- การอัปโหลดผ่านลิงก์สาธารณะจำกัดที่ 20 ครั้งต่อเอกสารตลอดอายุ เพื่อกันคนกดรัว ๆ ใส่โควตาของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ระบบอ่านและตรวจสลิปให้
เมื่อสลิปเข้ามา MANA จะอ่านยอด วันที่ และสกุลเงินจากภาพ แล้วเทียบกับยอดที่ต้องชำระในเอกสาร จากนั้นเมื่อคุณสั่งตรวจกับข้อมูลฝั่งธนาคาร ระบบจะทำสามอย่าง
- อ่าน QR บนสลิป เพื่อให้ได้รหัสอ้างอิงรายการจริง ไม่ใช่แค่ตัวเลขบนภาพ
- เทียบยอด กับยอดค้างชำระของเอกสาร โดยยอมให้ต่างได้ไม่เกิน 1 สตางค์ ซึ่งเป็นความคลาดเคลื่อนจากการปัดเศษ ไม่ใช่การโอนขาด
- เทียบผู้รับเงิน กับเลขบัญชีหรือเลขพร้อมเพย์ของคุณ ฝั่งธนาคารจะปิดเลขบัญชีบางส่วนไว้ ระบบจึงจับคู่จากชุดตัวเลขที่เปิดเผยยาวที่สุด
ถ้าครบสามข้อ สลิปจะขึ้นสถานะยืนยันแล้ว
กรณีตรวจไม่ผ่าน
สาเหตุที่พบบ่อยคือ ภาพเบลอจน QR อ่านไม่ออก ลูกค้าส่งภาพแคปหน้าจอที่ครอบตัด QR หายไป โอนไม่ครบยอด หรือโอนเข้าบัญชีอื่นที่ไม่ใช่บัญชีบนเอกสาร
วิธีจัดการ
- ขอสลิปต้นฉบับจากแอปธนาคารแบบเต็มภาพ แล้วกดลองใหม่
- ถ้าโอนขาดจริง ให้แจ้งลูกค้าโอนส่วนที่เหลือ แล้วค่อยยืนยัน
- ถ้าเงินเข้าจริงแล้วแต่ระบบยังยืนยันไม่ได้ เช่น ลูกค้าโอนจากช่องทางที่สลิปไม่มี QR คุณกดยืนยันเองได้โดยรับทราบว่าเป็นสลิปที่ยังไม่ผ่านการตรวจ ระบบจะบันทึกไว้ว่ายืนยันด้วยมือ
ขั้นตอนที่ 4 กดยืนยันแล้วเกิดอะไรขึ้น
การกดยืนยันไม่ได้แค่ติดป้ายว่าจ่ายแล้ว แต่ระบบจะ
- สร้างรายการรับเงินในหน้าการเงิน ตามยอด สกุลเงิน และวันที่ของสลิป
- ลงรายการเข้ากระเป๋าเงินที่คุณเลือก และผูกกับโปรเจกต์ถ้าเอกสารนั้นอยู่ในโปรเจกต์
- กระทบยอดรายการนั้นกับเอกสารให้อัตโนมัติ ทำให้ใบแจ้งหนี้ปิดยอดและไม่โผล่ในรายการค้างชำระอีก
ผลพลอยได้คือหน้ารายงานของโปรเจกต์และพยากรณ์กระแสเงินสดอัปเดตตามทันที โดยไม่ต้องคีย์ซ้ำที่ไหนอีก
ขั้นตอนที่ 5 ออกใบเสร็จรับเงิน
เมื่อยอดปิดแล้ว ให้ออกใบเสร็จรับเงินจากใบแจ้งหนี้ใบเดิม เอกสารจะอ้างอิงกันเป็นชุดตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ถึงใบเสร็จ ซึ่งเป็นชุดหลักฐานที่ใช้ได้ทั้งตอนลูกค้าขอ ตอนยื่นภาษี และตอนที่ธนาคารขอให้ชี้แจงที่มาของเงินโอน
โควตาการตรวจสลิปในแต่ละแพ็กเกจ
- Free ไม่มีการตรวจกับข้อมูลฝั่งธนาคาร แต่ยังแนบสลิปและยืนยันด้วยตัวเองได้
- Mana ตรวจได้ 30 ครั้งต่อเดือน
- Aether ไม่จำกัด
ถ้าเดือนไหนตรวจครบโควตา สลิปที่เหลือยังบันทึกและยืนยันด้วยมือได้ตามปกติ
เคล็ดลับที่ทำให้ระบบนี้เวิร์กจริง
- ส่งลิงก์เอกสารแทนการส่งไฟล์ PDF เพราะลิงก์คือช่องทางที่ลูกค้าแนบสลิปกลับได้เลย
- หนึ่งใบแจ้งหนี้ต่อหนึ่งงวด อย่ารวมสองงวดในใบเดียวแล้วให้ลูกค้าทยอยโอน เพราะยอดจะไม่ตรงและตรวจไม่ผ่าน
- ถ้ามีหัก ณ ที่จ่าย 3% ยอดโอนจะน้อยกว่ายอดบนเอกสาร ให้ระบุบรรทัดหักภาษีในเอกสารตั้งแต่แรก เพื่อให้ยอดค้างชำระตรงกับเงินที่ลูกค้าโอนจริง
- ตั้งกระเป๋าเงินรับงานแยกจากบัญชีส่วนตัว เวลาต้องอธิบายที่มาของเงิน จะได้เปิดให้ดูเป็นชุดเดียว
ลองทำกับใบแจ้งหนี้ใบถัดไปหนึ่งใบ ถ้าครั้งเดียวจบตั้งแต่ลูกค้าสแกนจ่ายจนถึงออกใบเสร็จ ก็ทำแบบเดิมกับทุกใบที่เหลือได้เลย