คำถามที่ฟรีแลนซ์ตอบไม่ได้บ่อยที่สุดคือ “ตกลงลูกค้าจ่ายครบหรือยัง” ไม่ใช่เพราะขี้เกียจ แต่เพราะรายการในแอปธนาคารกับใบแจ้งหนี้ที่ออกไปมันไม่เคยตรงกันเป๊ะ ๆ ยอดที่โอนเข้ามามักน้อยกว่าที่เรียกเก็บเพราะถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย และบางทีลูกค้าก็โอนรวมสองงานมาเป็นก้อนเดียว
บทความนี้คือขั้นตอนปิดยอดรับเงินให้จบภายในเดือนละครั้ง ประมาณ 15 นาที
เตรียมไฟล์จากธนาคาร
เข้าแอปหรือ internet banking ของบัญชีที่ใช้รับเงินจากลูกค้า เลือกช่วงวันที่ของเดือนที่ต้องการ แล้วดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีเป็นไฟล์ CSV ถ้าธนาคารให้เลือกได้หลายรูปแบบ ให้เลือก CSV เสมอ ไฟล์ PDF อ่านสวยแต่นำเข้าไม่ได้
เปิดไฟล์ดูสักครู่ว่ามีสามคอลัมน์ที่จำเป็นครบไหม: วันที่ รายละเอียด และจำนวนเงิน ถ้าไฟล์มีหัวตารางประหลาดหรือมีบรรทัดสรุปยอดอยู่ด้านบน ลบบรรทัดเหล่านั้นออกก่อน
เคล็ดลับที่ช่วยได้มากคือใช้บัญชีเดียวรับเงินลูกค้าทั้งหมด ถ้าเงินเข้าสามบัญชี คุณจะต้องทำงานนี้สามรอบทุกเดือน
นำเข้าใน MANA
ไปที่หน้าการเงิน แล้วเลือกนำเข้ารายการ อัปโหลดไฟล์ CSV จับคู่คอลัมน์ในไฟล์กับช่องที่ระบบต้องการ (วันที่ / รายละเอียด / จำนวนเงิน) แล้วยืนยัน
MANA จะข้ามรายการที่เคยนำเข้าไปแล้วให้ ดังนั้นถ้าเผลออัปโหลดไฟล์ที่ช่วงวันที่ทับกัน จะไม่เกิดรายการซ้ำ
ปล่อยให้ระบบจับคู่รอบแรก
หลังนำเข้าเสร็จ ระบบจะเสนอคู่ที่น่าจะตรงกันระหว่างรายการเงินเข้ากับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระ โดยดูจากจำนวนเงิน ช่วงวันที่ และชื่อที่ปรากฏในรายละเอียดการโอน
หน้าที่ของคุณคือกดยืนยันคู่ที่ถูกต้อง ไม่ใช่ไล่หาเอง โดยปกติรายการที่ลูกค้าจ่ายเต็มจำนวนและไม่ได้หักภาษีจะจับคู่ได้เองเกือบทั้งหมด
จัดการรายการที่จับคู่ไม่ได้
นี่คือส่วนที่ใช้เวลาจริง และมีอยู่ห้าสาเหตุที่เจอซ้ำ ๆ
1. ยอดน้อยกว่าใบแจ้งหนี้พอดี 3%
สาเหตุที่พบบ่อยที่สุด ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลหักภาษี ณ ที่จ่ายก่อนโอน ใบแจ้งหนี้ 30,000 บาทจึงเข้าบัญชี 29,100 บาท
วิธีจัดการ: จับคู่รายการนี้กับใบแจ้งหนี้ตามปกติ แล้วบันทึกส่วนต่าง 900 บาทเป็นภาษีหัก ณ ที่จ่าย ใบแจ้งหนี้จะถือว่าชำระครบ ไม่ค้างเป็นหนี้เศษ และยอดภาษีที่ถูกหักสะสมจะเพิ่มขึ้นให้อัตโนมัติ จากนั้นทวงหนังสือรับรอง 50 ทวิ จากลูกค้าทันทีในวันเดียวกัน อย่ารอถึงเดือนมีนาคม
2. ยอดน้อยกว่าเล็กน้อยแบบไม่เป็นเปอร์เซ็นต์
มักเป็นค่าธรรมเนียมโอนข้ามธนาคารหรือค่าธรรมเนียมรับเงินจากต่างประเทศ บันทึกส่วนต่างเป็นค่าธรรมเนียมธนาคาร ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ใช้ได้ถ้าคุณเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง
3. ลูกค้าโอนรวมหลายใบแจ้งหนี้
เงินเข้าก้อนเดียว 85,000 บาท แต่มาจากใบแจ้งหนี้สามใบ ให้กระจายยอดไปยังใบแจ้งหนี้แต่ละใบตามจำนวนจริง อย่าตัดใบใดใบหนึ่งทิ้งแล้วบอกว่า “จ่ายรวมแล้ว” เพราะปีหน้าคุณจะจำไม่ได้
4. จ่ายบางส่วน
งานที่ตกลงมัดจำ 50% ให้บันทึกเป็นการชำระบางส่วน ใบแจ้งหนี้จะยังแสดงยอดคงเหลือ และยังโผล่ในรายการที่ต้องติดตาม ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องการ
5. ไม่ใช่รายได้เลย
เงินโอนจากบัญชีตัวเอง เงินคืนจากร้านค้า เงินยืมเพื่อน ให้ทำเครื่องหมายว่าไม่เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ เพื่อไม่ให้ตัวเลขรายได้สะสมของปีบวมเกินจริง — ตัวเลขนี้สำคัญมากเพราะเป็นตัวเดียวกับที่ใช้เทียบเส้น 1.8 ล้านบาทสำหรับ VAT
ตรวจสามอย่างก่อนปิดเดือน
- ไม่มีรายการเงินเข้าค้างสถานะ ทุกบรรทัดถูกจับคู่หรือทำเครื่องหมายแล้ว
- ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้เงินคือของจริง เปิดรายการค้างชำระแล้วดูว่าเกินกำหนดกี่วัน ใบที่เกิน 7 วันส่งอีเมลตามในวันนั้นเลย
- ยอดหัก ณ ที่จ่ายสะสม เท่ากับจำนวน 50 ทวิ ที่เก็บได้ ถ้าตัวเลขไม่ตรง แปลว่ามีใบที่ยังไม่ได้ขอจากลูกค้า และตอนนี้คือเวลาที่ของ่ายที่สุด
ทำไมถึงคุ้มกับ 15 นาที
เพราะสามอย่างนี้ตามมาเอง: คุณรู้ยอดเงินที่จะเข้าจริงในเดือนหน้าโดยไม่ต้องเดา คุณไม่ปล่อยให้ใบแจ้งหนี้หายเงียบไปหกเดือน และตอนยื่นภาษี คุณมีทั้งยอดรายได้และยอดภาษีที่ถูกหักไว้พร้อมอยู่แล้ว แทนที่จะต้องนั่งไล่สลิปย้อนหลังทั้งปีในสัปดาห์สุดท้ายของเดือนมีนาคม